Digitalisering av eigedomsarkiv - Med delkontrakter

Ni kommunar går saman om prosjekt digitalisering av eigedomsarkivet: Austrheim, Fedje, Modalen, Vaksdal, Osterøy, Radøy, Meland, Masfjorden og Austevoll. To av kommunane (Meland og Radøy) skal slå seg saman med ein tredje (Lindås) i ein ny kommune frå 2020.
målet med å samordne avtale om digitalisering er å gi kommunane tilgang til fremtidsretta løysingar, slik at dette kan bidra til å utvikla det samarbeidet kommunene allereie har, og planlegg for fremtida. Avtalen skal også bidra til at dette samarbeidet blir økonomisk fordelaktig for kommunane. Det vil også være viktig for kommunane at leverandøren ein vel kan tilby stabile og forutsigbare tjenester.
Kommunane ønskjer å gje best mogeleg tilbod og god service til innbyggjarane sine. Ved å gjere eigedomsarkiva digitale og elektronisk tilgjengelege, skal innbyggjarane få tilgang til opplysningar om eigne eigedomar og tilhøyrande saker på ein enkel og trygg måte. Det digitaliserte materialet skal ha same informasjonsverdi som dagens papirarkiv for alle brukarane, men lettare tilgjengeleg og med enkel og fleksibel gjenfinning.
målet er vidare at det digitale eigedomsarkivet skal vere integrert med til ei kvar tid gjeldande elektroniske saksbehandlingssystem og kartsystem, til bruk i all kommunal saksbehandling og oppslag / innsyn eksternt.
Eigedomsarkivet (gnr/bnr) omfattar byggesaker, deling, seksjonering, tilknyting vatn og avlaup, utslepp, oppmåling, skylddeling og landbruk.
Oppdraget omfatter digitalisering av saksmapper frå første registering av bygningar, fram til våren 2014 (til den datoen den enkelte kommune tok i bruk ny Web-sak løysing). Arbeidet omfattar alle arkivverdige dokument (jf. Arkivlova med forskrift), men òg andre dokument som har vore vesentlege for saksbehandlinga. Oversikta inneheld omtrentlege tal og må ikkje oppfattast som endeleg. Leverandøren står sjølv ansvarleg for å vurdere omfanget. i dei fleste mappene vil det vere dokument i A4 og A3 format, men også i større og mindre format. Kommunane har fått laga kvar si arkivanalyse som gjev oversikt over omfanget.
Det skal leverast eit web-basert system for søk og gjenfinning av digitaliserte dokument.
Innsynsløysinga skal ha god visuell utforming, god funksjonalitet og oppfylle krav til universell utforming. Minstekravet er wcag 2. 0 nivå aa. løysinga skal gjere det enkelt å søke informasjon både for tilsette i kommunen og eksterne brukarar; det skal vere intuitivt og lettfatteleg. søkeresultatet skal framstå klart og eintydig.
Alle registrerte data (medrekna m. a. nøkkelinformasjon og dokumentkategoriar) skal vere søkbare, både enkeltvis og i kombinasjon. Fulltekstsøk basert på ocr-behandling skal vere tilgjengeleg og kunne nyttast både som eige søk og i kombinasjon med søk på registrerte data. Standardvising av søkeresultatet skal kunne tilpassast av oppdragsgjevar. Det enkelte søkeresultatet skal kunne ordnast på ulike måtar av brukar.
løysinga skal fungere på pc/Mac/nettbrett/mobiltelefon. løysinga skal støtte pålogging via id-porten for eksterne brukarar. Oppdragsgjevar skal kunne differensiere tilgangen for ulike brukargrupper, t. d. Mellom ulike interne brukarar og mellom eksterne brukarar avhenging av om ein eig den aktuelle eigedomen eller ikkje. Oppdragsgjevar skal også kunne diffensiere tilgang til funksjonar for ulike brukarar.