En fremtidsrettet organisering av Nordland fylkeskommune

Oppdraget skal utfordre den eksisterende organiseringen, og bidra til å skissere nye løsninger som er tilpasset dagens og fremtidens behov.
Som ledd i omstillingsprosessen skal det gjennomføres omfattende endringer i organisasjonen som helhet. Disse endringene omfatter vurdering av etatsstruktur, organiseringen av tjenester og administrative oppgaver som løses på tvers av sektorene. Det er satt et måltall (ambisjon) for økonomisk effekt av endringene på 230 mill. Kr i 2022. Dette skal oppnås ved hjelp av blant annet ny organisering, økt digitalisering, systemutvikling samt standardisering og forenkling av oppgaver og rutiner. Bedre samhandling internt og eksternt, samt kompetanseutvikling, er også viktige og mulige virkemidler.
Oppdraget omfatter nødvendige kartlegginger og analyser, med utarbeidelse av anbefalte og alternative forslag til tiltak. Leverandøren skal gjennomføre nødvendige kartlegging/ utredninger og analyser som grunnlag for en anbefaling av alternative tiltak for å møte fylkeskommunens omstillingsutfordring - blant annet potensialet ved å ta i bruk digitale løsninger. Kartleggingene/utredningene og analysene skal minst omfatte følgende områder:
- Politisk sekretariat
- Økonomi/stab og støttefunksjoner
-- Økonomifunksjoner som lønn og regnskap
-- hr og lederstøttefunksjoner
-- Forvaltning og drift av bygg og arealer
-- Kommunikasjons- og informasjonstjeneste
-- ikt; support, driftsmiljø og utvikling
-- Innkjøpsforvaltning og anskaffelser
- Gjennomgående administrative funksjoner:
-- Ekspedisjon, post, arkiv
-- Konferanser og arrangering av større møter
-- Andre administrative/støttefunksjoner
Potensielle samarbeidsløsninger med andre aktører eller kommuner skal også vurderes, herunder kjøp av tjenester. Det ønskes innspill til førende prinsipper for alternative valg av organisering og organisasjonsformer.
Det skal leveres analyser og begrunnede forslag til ny organisering av tjenestetilbud, støttefunksjoner og oppgaveløsning. Disse må bygge på en organisasjonsanalyse der en ser både på styrker, svakheter og muligheter i organisasjonen, og hvor alternativene underbygges av plan for gevinstrealisering. Kartleggingen må omfatte blant annet beskrivelse og vurdering av ressursbruk og kompetanse, herunder digital kompetanse og endringskompetanse.
Prosjektet skal levere rapporter med analyser basert på faktagrunnlag, og det skal gis beskrivelse av utfordringsbildet og anbefalinger. Anbefalte tiltak kan inneholde oppdeling i underprosjekter og organisering av disse. Rapporten skal inneholde forslag til prioriteringsrekkefølge av tiltak med beregning av realistiske gevinster, heri vurdering av potensiale og realisme i forhold til fylkeskommunens ambisjon på 230 mill. Kr. Dersom realisering av noen prosjekt betinger realisering av andre prosjekt, må dette fremkomme tydelig i rapporten. Oppdragsgiver er åpen for å vurdere nye arbeidsformer og innføring av systemer, samt gjennomføring av digitalisering/digital transformasjon som gir gevinstrealisering for hele organisasjonen/brukerne med hensyn til tid, penger og kvalitet.
Hvis realisering av gevinster betinger spesiell organisering skal dette synliggjøres.
Forventet framdrift for oppdraget er en periode på inntil 8 måneder fra det tidspunkt det er inngått kontrakt med leverandør. Det er behov for jevnlig kontakt med vår prosjektleder, statusrapporter underveis og det må påregnes minimum to møter med styringsgruppen og ledergruppen (fl).
Det ønskes anbefalinger underveis i forhold til mulige tiltak som kan bidra til å løse deler av den økonomiske utfordringen allerede i 2020. Prosjektet må være avsluttet og sluttrapport levert senest 28. Februar 2020.
Oppdraget skal danne grunnlag for administrativ og politisk prioritering av tiltak, og vil inngå i rullering av kommende økonomiplan. Implementering planlegges i 2020, hvor omfang og innhold vil avhenge av resultatet av Oppdraget.