Flyttetjenester til Asker kommune og Drammen kommune (rammeavtale)

Lokaliseringsprosjekt nye Drammen kommune
Det antas at om lag 2000 ansatte i Nye Drammen kommune vil bytte arbeidsplass/-sted. Noen av disse vil flytte fra et bygg til et annet, andre flytter internt i nåværende bygg. Antall berørte adresser Nedre Eiker, Svelvik og Drammen er 30-50. Hoveddelen av flyttingen vil foregå i 2020. Det legges først og fremst opp til at pc-er, skjermer, dokkingstasjon og annet løst utstyr flyttes for den enkelte ansatte. Noe møblement vil også måtte flyttes. Se her for mer informasjon om kommunesammenslåingen: #URL0#
- Budsjett: ca. nok 5. 000. 000, -.
Lokaliseringsprosjekt nye Asker kommune
Generell føring på at møbler skal gjenbrukes og ikke være med på flyttelasset, men avvik kan forekomme. it-utstyr og annet løst utstyr flyttes for den enkelte ansatte.
- Budsjett: ca. nok 3. 400. 000, - (inkl. Kostnader til egenregi som internfaktureres).
Generelt behov - utover flytting i forbindelse med kommunesammenslåing
Flytting i forbindelse med kommunesammenslåing er én del av avtalen, den andre delen gjelder kommunenes generelle/normale flyttebehov. Her er det også store variasjoner fra år til år knyttet til behov og omfang. Drammen og Asker kommune har anslått at de hver i et normalår (ikke kommunesammenslåing) bruker om lag nok 250 000, - på flyttetjenester. Det er knyttet stor usikkerhet til fremtidig behov.
Gjennomføring
Bestiller lager som hovedregel flytteplan, pakker og merker det som skal flyttes med adresse og nærmere plassering. Det antas at hver ansatt som skal flytte trenger ca. To flytteesker. Merking skal skje på en måte som gjør det enkelt å forstå hvor esker etc. Skal flyttes til. når det som skal flyttes er plassert på riktig sted skal bestiller selv foreta utpakking. Avvik fra dette må avtales nærmere, men skal ikke påvirke timeprisene. Hvis oppdragsgiver ønsker må f. Eks. Leverandør komme med forslag til rutine for merking. Det er estimert at ca. 50 % av flyttingen vil måtte foregå på ukurant tid (kveld/natt/helg).
Parallelle rammeavtaler og fossefall-metoden
Oppdragsgiver vil inngå inntil tre parallelle rammeavtaler, forutsatt tilstrekkelig antall egnede tilbydere og tilbud. Oppdragsgiver vil benytte seg av fossefall-metoden, slik at leverandørene kommunen inngår kontakt med vil bli rangert fra 1-3, basert på oppfyllelse av tildelingskriteriene. Leverandøren som inngir det beste tilbudet vil rangert som nr. 1 osv.
- Leverandør nr. 1 skal forespørres først og må takke ja/nei til oppdraget innen 24 timer. Takker leverandør nr. 1 nei til oppdraget, eller har leverandøren ikke gitt bestiller tilbakemelding innen 24 timer, skal oppdraget tilbys leverandør nr. 2.
- Leverandør nr. 2 må innen 24 timer ta stilling til hvorvidt de ønsker oppdraget, hvis ikke skal oppdraget tilbys leverandør nr. 3.
- Leverandør nr. 3 må innen 24 timer ta stilling til hvorvidt de ønsker oppdraget, hvis ikke forbeholder bestiller seg retten til å forespørre eksterne aktører i markedet.
Forbehold
Der det anses hensiktsmessig forbeholder oppdragsgiver seg retten til å foreta flytting i egenregi. Dette kan for eksempel være aktuelt der omfanget av det som skal flyttes er såpass lite at oppdragsgiver kan håndtere flytting selv. Asker kommune har en egen avdeling («Modus») som benyttes til slike mindre oppdrag. Flytting i tilknytning til entrepriser, renovering eller lignende vil også kunne bli utført av andre der det av hensyn til den overordnede prosessen anses hensiktsmessig. Oppdragsgiver forbeholder seg også retten til å gi enkeltoppdrag til virksomheter med funksjonshemmede eller vanskeligstilte personer, ved bruk av reserverte kontakter eller tilsvarende.