Forespørsel om informasjon - (Request for Information)- Løsning for elektronisk journal og arkiv

Om Norsk Romsenter
Norsk Romsenter er et offentlig forvaltningsorgan med særskilte fullmakter underlagt nærings- og handelsdepartementet. Hovedoppgaven er å ivareta norske interesser innen romidustrien, romforskning og bruk av romteknologi. Norsk Romsenter har i dag 35 ansatte.
Behovsbeskrivelse
nrs er underlagt arkivloven med forskrifter, Offentlighetsloven (oep), Forvaltningsloven, Personopplysningsloven og Sikkerhetsloven.
nrs har iverksatt en prosess for overgang til elektronisk arkiv. første sted i dette arbeidet er en anskaffelse av et elektronisk system som kan ivareta pålagte krav om journalføring og arkiv i henhold til Noark standarden.
Foreløpig behovsanalyse har avdekket at saksbehandling og dokumenthåndtering i all hovedsak skjer gjennom e-post kommunikasjon og lagring på lokale filområder. Kun en liten del av liten del av denne saksmengden fanges i dag i det offisielle papirarkivet.
En anskaffelse av et system som muliggjør at saksbehandlere selv enkelt kan lagre (journalføre og opprette saker) og ha tilgang på (søke opp og vise) sin egen og andres dokumentasjon i fra et strukturert informasjonslager (arkiv) uavhengig av geografisk tilholdssted, blir ansett som viktige forutsetninger for et vellykket prosjekt.
nrs har ingen intern it organisasjon. Alle applikasjons- og driftstjenester kjøpes av eksterne leverandører. Standard arbeidsplattform, epost, server og lagringstjenester leveres i dag av driftspartner Modulo. Tjenester og applikasjoner innen regnskap og lønn leveres av ssØ som en har en fullserviceavtale med. Idium leverer løsning for web-publishing og Norsk Web Utvikling levered driftstjenseter for crm- løsningen Superoffice.
Forutsetninger
nrs ønsker å anskaffe et standardsystem. Virksomheten har ikke økonomisk eller kompetansemessig rom for stor grad av kundetilpasning. Eventuelle tilpasninger må tas inn og forvaltes av standardsystemleverandør som en del av kjerneplattformen i løsningen.
nrs har standardisert på Mac. Fremtidig løsning må kunne fungere på/mot denne plattformen. Potensielle leverandører bes beskrive hvordan dette behovet praktisk kan imøtekommes.
nrs har ikke noe ønske om å drifte eller sitte med noen form for applikasjonsforvaltning selv. Primært ønskes programvaren levert som en tjeneste med en abonnementsavtale og tilhørende databehandleravtale med en kontraktspart. Potensielle leverandører bes beskrive hvordan dette behovet kan imøtekommes.