Forretningsførsel

Sameiet Welhavensgate, bestående av 15 enheter fordelt på to oppganger med fire etasjer hver, søker etter en pålitelig og profesjonell leverandør av forretningsfører- og vaktmestertjenester. Sameiet har en rekke fellesområder, inkludert inngangspartier, trapper, bakgård, og andre utendørsarealer, som krever regelmessig vedlikehold og oppfølging. vårt mål er å sikre en effektiv drift og opprettholdelse av høy standard for å skape et trygt, rent og trivelig bomiljø for våre beboere. Generelle krav: • Leverandøren må være et registrert selskap med dokumentert erfaring innen vaktmestertjenester. • Forsikringsdekning for å dekke eventuelle skader forårsaket under tjenestene kreves. • Referanser fra tidligere kunder er påkrevd. Forretningsførsel: Varsel, innkalling og gjennomføring av årsmøte: • Forretningsføreren skal være ansvarlig for å varsle om årsmøtet og utarbeide innkallingen, inkludert faste og ekstraordinære saker. • Aktiv deltakelse på ordinære og ekstraordinære årsmøter er påkrevd. • Forretningsføreren skal utarbeide og distribuere referat fra årsmøtet til alle sameiere. Spesifike tjenester: • Årlig utbetaling av styrehonorar skal utføres av forretningsføreren. • Oppdatering av styret i offentlige registre og kommunikasjon med relevante myndigheter skal håndteres av forretningsføreren. • Kvalitetskontroll gjennomføres løpende i samsvar med gjeldende standarder. • Forretningsføreren skal administrere fakturamottak, godkjenning og betaling av fakturaer og utlegg, samt fakturering av fellesutgifter. • Purring av ubetalte fakturaer og eventuell inkasso håndteres av forretningsføreren. • Levering av rapporter, inkludert regnskapsrapporter og avviksrapporter, er påkrevd. • Bistand med årsoppgjør og innsending til offentlige etater skal utføres av forretningsføreren. • Opsjon for en styreportal og register over seksjoneiere og leietakere tilbys. Renholdstjenester: Spesifikke tjenester: • Regelmessig rengjøring av inngangsparti, trapper, postkasser, gelendere og vindusposter i henhold til sesong. • Matteservice med månedlig utskifting av matter i inngangspartiet. • Forsvarlig avfallshåndtering er nødvendig. • En ansvarlig kontaktperson skal oppgis for kommunikasjon og eventuelle problemer knyttet til renholdstjenester. • Kvalitetskontroll utføres jevnlig av sameiet. • Anbyderne oppfordres til å komme med forslag til forbedringer og tilleggstjenester som kan bidra til å øke kvaliteten på renholdet. • Opsjon for tilleggstjenester som spesiell rengjøring før arrangementer og årlig hovedrengjøring tilbys. Vaktmestertjenester: Spesifikke tjenester: • Ukentlig oppfølgning av fellesarealer med inspeksjon og vedlikehold både innendørs og utendørs. • Prioritering av akutte og sesongbaserte oppgaver. • Vedlikehold av utendørs områder inkludert feiing, rydding av løv, fjerning av fremmede sykler, og strøing ved behov. • Generelt vedlikehold av fellesarealer inkludert lyspærer, låser, dørlukkere og rømningsveier. • Sesongspesifikke oppgaver som inspeksjon av takrenner, snørydding og strøing. Tilleggstjenester • Anbyderne oppfordres til å presentere eventuelle leverandøravtaler de har, for eksempel for forsikring eller strøm, som sameiet kan dra nytte av. Prising, kontraktsvilkår og oppstart: • Leverandøren må oppgi en tydelig prisstruktur for de forespurte tjenestene, inkludert timepriser for tilleggstjenester. • Kontraktsperioden vil være fra 01. 06. 2024 og gjelde i feks. Fem år, med mulighet for forlengelse. • Sameiet forventer at dagens regnskapstransaksjoner og budsjett kan overføres til den nye leverandøren. • Anbyderne oppfordres til å inkludere eventuelle forbedringsforslag, tilleggstjenester og leverandøravtaler i sine tilbud. Vi inviterer kvalifiserte leverandører til å sende inn sine tilbud og ser frem til et profesjonelt samarbeid for å møte våre behov og forventninger. Med vennlig hilsen