Innkjøpsanalyseverktøy til Viken fylkeskommune - Med delkontrakter

Bakgrunn
01. 01. 2020 vil Akershus, Buskerud og Østfold fylkeskommuner slå seg sammen og danne Viken fylkeskommune.
Innkjøpsseksjonen i det nye fylket vil ha en kategoribasert struktur for å nå de mål som settes i forbindelse med effektivisering og gevinstrealisering.
Dagens fylker har ulike organisasjoner, og innkjøpsseksjonene er ulikt strukturert. Det vil være vesentlig, i overgang til felles organisasjon, å gjøre detaljerte analyser for å ha et faktagrunnlag å basere seg på. i den forbindelse har innkjøpsseksjonen behov for verktøystøtte.
Oppdragsgiver ønsker å anskaffe en ferdig utviklet programvare som utfører detaljerte analyser basert på avtaleinformasjon, fakturainformasjon og stamdata fra oppdragsgivers økonomisystem. Det finnes lite analyser fra dagens fylker å basere seg på, og det er derfor viktig at løsningen må være operativ så tidlig som mulig, og i forkant av sammenslåingen den 01. 01. 2020.
Oppdragsgiver har til hensikt å inngå kontrakt uten forutgående konkurranse da det kun anses å eksistere én bestemt leverandør i markedet som kan levere en programvare som oppfyller de krav og behov oppdragsgiver har for innkjøpsanalyseverktøy, jf foa § 5-2(1), bokstav a).
Fylkeskommunen har til hensikt å inngå avtale med kmd. Dette er særlig begrunnet i tre punkter.
- Oppdragsgiver har behov for et verktøy som kan sammenstille data fra fire ulike regnskapssystemer i samme løsning
- Oppdragsgiver har behov for et verktøy som kan lese informasjon på fakturalinjenivå fra alle fakturaer i ehf-format, og kategorisere ut fra gjeldende versjon av unspsc
- Oppdragsgiver har behov for et verktøy som kan være fullt operativt før 01. 01. 2020
Forklaring
Oppdragsgiver har behov for et verktøy som kan bidra i arbeidet med å slå sammen tre fylkeskommuner på en hensiktsmessig måte. Innkjøpsavdeling i nye Viken fylkeskommune skal være kategoribasert, og det er derfor et stort behov for et verktøy som kan bidra til å utvikle en god kategoristruktur, med analyser som sammenstiller data fra tre forskjellige fylker og systemer. For å kunne bidra med kategoriseringen er det nødvendig at verktøyet allerede eksisterer, slik at det kan være fullt operativt i forkant av sammenslåingen. Innkjøpsavdelingen har umiddelbart behov for bistand til å analysere tre organisasjoner med hver sin avtale- og leverandørportefølje og med hvert sitt regnskapssystem. Det er med bakgrunn i dette ikke aktuelt å inngå avtale med en leverandør som ønsker å utvikle et slikt verktøy i tiden som kommer.
Som nevnt er det behov for et verktøy som kan sammenstille data fra fire ulike regnskapssystemer. Dette må kunne skje i samme løsning, med en struktur som ivaretar muligheten til å analysere både gamle og nye data. Per i dag eksisterer det tre fylker med hvert sitt regnskap, hvert sitt regnskapssystem, hver sin avtaleportefølje, og hver sin organisasjonsstruktur. i tillegg vil det fra 01. 01. 2020 eksistere et fjerde fylke som vil ha sine helt egne versjoner av alt dette. i løsningen som anskaffes må det være mulig å gjøre solide analyser på tvers av alt dette, med historiske og nye data fra tre fylker, samt nye data fra ett. Det må være mulig å gjøre analyser på overordnet organisasjonsnivå, og helt ned til den enkelte virksomhet.
Behovet for sammenstilling av data fra ulike kilder og med ulik struktur underbygger kravet om at systemet må kunne lese informasjon på fakturalinjenivå. Ulike regnskapssystemer betyr også at det ikke finnes noen felles konto-/artsplan for fylkene. Fra 01. 01. 2020 vil det eksistere fire ulike kontoplaner, og det vil derfor være umulig å gjøre analyser som baserer kategoriseringen sin på kontoer. Det er derfor behov for et verktøy som kan kategorisere våre kjøp ved bruk av gjeldende versjon av unspsc.
Med denne intensjonskunngjøringen informeres det om at fylkeskommunen har til hensikt å inngå avtale med kmd, dette med hjemmel i forskrift om offentlige anskaffelser §5-2, første ledd, bokstav a, jfr §5-1, andre ledd, bokstav a.