Intensjonskunngjøring - Kontrakt om konvertere et antall lisenser fra SafeCom til Equitrac

Stortinget vedtok 8. Juni 2017 ny inndeling av det regionale folkevalgte nivået. Fylkestinget i Telemark vedtok 7. Desember 2017 en avtale om sammenslåing mellom Vestfold og Telemark fylkeskommune. Vestfold fattet enstemmig vedtak i samme sak i sitt fylkestingsmøte 14. Desember.
Fra 01. 01. 2020 vil fylkeskommunene Vestfold og Telemark slå seg sammen og danne én fylkeskommune (videre kalt «Vestfold og Telemark fylkeskommune»). i dag bor det i overkant av 420 000 personer i Vestfold og Telemark. Den nye fylkeskommunen får til sammen ca. 3800 ansatte.
Vestfold og Telemark fylkeskommuner har tidligere anskaffet hver sin løsning for å overvåke, måle og administrere dokumentutskrifter i de respektive nettverkene i fylkeskommunene. Vestfold fylkeskommune har anskaffet løsning basert på Equitrac Office™, mens Telemark fylkeskommune har anskaffet løsning basert på SafeCom.
Vestfold og Telemark fylkeskommune har vurdert det som hensiktsmessig å samle ovennevnte administrasjonsløsning i ett system. Det er besluttet å administrere dokumentutskrifter i de respektive nettverkene basert på én felles løsning, Equitrac Office™. Hensikten med én felles løsning er bl. a. å innføre felles målinger- optimaliseringstiltak og samtidig etablere felles administrasjon av multifunksjonsmaskiner i de respektive nettverkene i fylkeskommunen.
Et skifte av system vil føre til vesentlige ekstrakostnader for Vestfold og Telemark fylkeskommune. Videre ville det medføre en vesentlig kostnad å anskaffe et nytt system fra en annen leverandør, sammenlignet med å kunne konvertere et antall lisenser fra SafeCom til Equitrac som det er besluttet at Vestfold og Telemark fylkeskommune skal videreføre.
Slik Vestfold og Telemark fylkeskommune ser det vil denne løsningen også vær i tråd med hensynet til at offentlige anskaffelser skal være kostnadseffektive og samfunnsøkonomiske. En annen løsning enn nevnt over vil medføre uforholdsmessig store kostnader til implementering og opplæring, og dermed representere et rent tap.
Det vil bli utarbeidet en kjøpskontrakt basert på ssa-k som omfatter konvertering av dagens lisenser for systemet SafeCom til nye lisenser for systemet Equitrac. Avtalen vil bli inngått mellom vt Innkjøp (Vestfold og Telemark fylkeskommune) og eksisterende leverandør av lisenser for systemet SafeCom, Richo Norge as.