Kartlegging av oppgave- og ansvarsfordeling på arkivfeltet i Norden

Oppdragsgiveren er Arkivlovutvalget som ble satt ned av Kulturdepartementet 1. September 2017 for å revidere arkivloven. Mandatet (punkt 2a) ber utvalget «Gjennomgå oppgave- og ansvarsfordelingen mellom Arkivverket, statlig forvaltning, kommunesektoren og kulturinstitusjoner i arbeidet med å sikre samfunnets arkiv». Som underlag ønsker utvalget mer kunnskap om den lovfestede og ulovfestede arbeidsfordelingen på arkivfeltet i Norge og i de øvrige nordiske landene.
Mandatet (punkt 2e) ber utvalget vurdere «…om arkivlovens bestemmelser om Riksarkivarens og Arkivverkets ansvar og oppgaver er tidsmessige eller bør presiseres slik at Arkivverkets ansvar blir tydeligere. En slik avklaring bør klart definere ansvaret for digital informasjonsforvaltning og -saksbehandling i offentlige virksomheter og ansvaret for avlevering og bevaring av digitalt arkivmateriale for ettertiden». Utvalget ønsker derfor mer kunnskap om hvordan digitaliseringen påvirker arbeidsfordelingen på arkivområdet.
Oppdraget består av fire delleveranser (rapporter), hvorav de to siste er opsjoner. Det tas stilling til utløsning av opsjonene etter levering av den første delleveransen, dvs. Etter planen etter 1. Juni og før 22. Juni 2018. Fristen for delleveransene spenner fra 1. Juni til 1. Oktober.
Språket skal være norsk, dansk eller svensk. Rapportene skal være deskriptive og kunne brukes som et oppslagsverk av utvalget. Delleveransene:
1. Beskrivelse av den lovfestede og ulovfestede arbeidsfordelingen på arkivfeltet i Norge.
2. Beskrivelse av den lovfestede og ulovfestede arbeidsfordelingen på arkivfeltet i Sverige, Finland og Danmark samt EUs regelverk og sektorovergripende føringer som påvirker arkivområdet.
3. Opsjon. Beskrivelse av den lovfestede og ulovfestede arbeidsfordelingen i inntil fire andre land, som for eksempel Nederland, Storbritannia, Estland og Canada.
4. Opsjon. Beskrivelse og vurdering av mulige scenarier for oppgavefordeling i Norge fremover.
For nærmere beskrivelse av leveransen, se bilag 1 til kontrakt (Kundens beskrivelse av oppdraget).
Det antas at oppdraget samlet vil koste mellom kr 500 000 og kr 1 100 000 eks. Mva.
Utvalget skal levere sin rapport til kulturministeren i mars 2019. For å ha tid til å bruke innsiktene fra evalueringsrapporten i arbeidet med ny arkivlov, skal første delleveranse skje innen 1. Juni, andre delleveranse innen 15. August og opsjonene innen 1. Oktober 2018.
Utvalget vil opprette en referansegruppe for arbeidet eller selv være referansegruppe. Leverandøren må regne med mellom to og seks møter med referansegruppen (antakelig i Oslo) og med å få kommentarer som det forventes at blir fulgt opp.