Kommunikasjons og planleggingsverktøy for seksjon HTA - Med delkontrakter

Bydel Stovner ønsker et pilotprosjekt over 6 måneder i en av våre boliger for utviklingshemmede, høst 2020.
Bydelen er ansvarlig for prosjektet, i samarbeid med Helseetaten.
En ønsket fremtidig situasjon er:
-pårørende, beboer og personal kommuniserer på en felles digital plattform, ingen beskjeder overbringes på alternative medium
-at de ansatte bruker minimum mindre tid enn i dag på å håndtere henvendelser fra pårørende
-det har blitt bedre kvalitet på kommunikasjonen mellom partene fordi den har blitt enklere og mer standardisert enn den er i dag
-verktøyet har bidratt til å effektivisere arbeidsprosessene til den ansatte slik at tid kan frigjøres til direkte brukertid
-det har blitt mindre misforståelser mellom pårørende og ansatte basert på kommunikasjon
-prosjektet er med å bidra til at hele «boligen» og seksjon hta har blitt mer moden for å ta i bruk ny teknologi
-beboeren har fått en større grad av myndiggjøring og selvstendighet
-beskjeder fra pårørende/bruker alltid kommer frem til rett mottaker til rett tid
-verktøyet fungerer som en nyttig støtte til pårørende, beboer og de som jobber i boligen og oppleves som en trygg og sikker kommunikasjonskanal.
-at beboer får en god og oversiktlig oversikt over planlagte aktivitet og mulighet for å melde seg på aktiviteter selv.
De viktigste behovene som skal dekkes i prosjektet er:
-Behov for å teste ut om det er mulig å bruke teknologi for å bedre kommunikasjonen mellom pårørende, beboere og ansatte/tjenesten.
-At beboer sitt behov for å få en oversikt over aktiviteter som igjen gjør at en blir motivert til å velge å delta på dem og som vil gi han/henne en større grad av myndiggjøring og selvstendighet ved å håndtere og få en bedre oversikt over sine egne avtaler.
-At avvik på grunn av misforståtte eller «rotete» kommunikasjon mellom pårørende, beboer og medarbeider unngås
-Behov for å få til en få endring i arbeidsprosessene som vil effektivisere, heve kvaliteten på tjenesten og frigjøre tid til direkte brukertid.
-Behov for en oversiktlig og helhetlig kommunikasjonskanal som vil spare tid på administrasjon og avvikshåndtering.
-At boligen får verktøy som gjør det mer attraktivt å være beboer der
-pårørendes behov for trygghet om at beskjeder og informasjon kommer frem til riktig person og får en kommunikasjonskanal som gir en bedre kommunikasjonsflyt for alle parter
-Det er behov for å teste ut nye måter å arbeide på og behov for ny kompetanse og opplæring i bruk velferdsteknologi/løsninger som vi ikke har i dag.
Prosjektet skal kunne bidra til at en får en høyere kvalitet på tjenesten ved at riktige beskjeder kommer frem til riktige personer på riktig tidspunkt. En vil også få en bedre kvalitet på tjenesten ved at kommunikasjon mellom pårørende, bruker og ansatte ikke så lett misforstås og kan gå i konflikter eller medføre avvik.
Tjenesten vil bli mer effektiv og målrettet inn mot mer tid direkte til brukeren.
For å oppnå ønskede mål med anskaffelsen har bydel Stovner minimumskrav som må være tilstede.
-Personvern og datasikkerhet må være ivaretatt.
-mulighet for toveiskommunikasjon.
-mulighet til å påvirke utvikling av verktøyet.
-mulighet for bruker å booke inn ressurser fra tjenesten.
-Verktøyet skal ha integrasjonsmuligheter med andre systemer (på sikt).
-muligheter for å planlegge aktiviteter, legge opp månedsplan, dele nyheter og minner fra eks. Aktiviteter og turer.
-muligheter for individuelle tilpasninger og tilgangstyring.
-universell utforming
-Verktøyet har et godt opplæringsopplegg og support med rask responstid hele døgnet
-tilgjengelighet på app for smarttelefoner og på skjermer som skal stå i fellesrom og vaktrom.
-mulighet for og administreres av ansatte.