Konferanselokaler og -tjenester og hotellovernatting til Trondheimskonferansen om biologisk mangfold i Trondheim 2.-5. juli 2019

Det forutsettes at konferansene holdes sentralt i Trondheim, at transport og gjennomføring kan ordnes på en grei måte for deltakere og for oss som arrangør, at konferanselokalene har god standard og tilstrekkelig kapasitet, og at konferansen kan settes opp og organiseres i tråd med kravene til slike internasjonale møter.
For å kunne gjennomføre konferansen vil vi trenge følgende konferanselokaler og -tjenester:
• Plenumssal for minst 450 deltagere (med podium, klasseromsoppsett og nødvendig av-utstyr)
• Grupperom for parallelle sesjoner under konferansen, med minst fem rom med plass til 50-100 deltagere (fortrinnsvis i klasseromsoppsett)
• Eget egnet rom for konferansesekretariat
• Minst seks møterom i nærhet til konferansesalen for diverse bruk, herunder for media, vip-deltakere og arbeidsgrupper (for 8–16 personer)
• nødvendige arealer for registrering, vrimling og mindre stands/utstillinger
• Kaffe, te og vann tilgjengelig for konferansedeltakere
• Lett bevertning for deltakere formiddag og ettermiddag
• Lunsjservering for deltakere (tidspunkt bør være mellom kl. 11. 30 og 14. 00)
• Egnet eget lokale for vip-middag første kveld
• Ett middagsarrangement på konferansehotellet for anslagsvis 400 deltagere
• Trådløst nettverk tilgjengelig for arrangører og deltakere samt strømuttak for deltakerne i konferanseoppsettet for tilkobling av bærbare pc-er o. l.
• Tekniker til stede under konferansen for audiovisuell støtte.
Rom og lokaler må være tilgjengelige for bruk alle fire konferansedager 2.– 5. Juli 2019, med nødvendig tid for opprigging mandag 1. Juli. Vi forutsetter at tilbudte konferanselokaler og møterom er tilpasset formålet og at de er rimelig nære hverandre.
Vi ønsker at konferansehotellet som velges har tilgjengelig rom for inntil 400 konferansedeltakere. Dette gjelder bl. a. vip-gjester, foredragsholdere og deltakere fra land som er berettiget til reisestøtte fra Norge. Vi antar at de fleste av disse vil bo på konferansehotellet fra mandag 1. Juli til fredag 5. Juli. Det ventes at noen av deltagerne vil trenge rom også i dagene før og etter konferansen. Vi ønsker at hotellene i tilbudet angir:
• Samlet tilgjengelig kapasitet i perioden 1.–5. Juli 2019
• Antatt tilgjengelig kapasitet i perioden 29.-30. Juni og 5.-7 juli 2019
• Pris for rom/frokost pr. Deltager pr. døgn
Dersom tilbudet krever bruk av flere hotellet, ber vi om at det oppgis fordeling av rom mellom de ulike hotellene.
Se vedlegg for ytterligere informasjon.