Kvalitetssystem

Kvalitetssystemet skal understøtte nødvendige prosesser på ulike nivåer, og være robust nok til å takle hele organisasjonen. Det er ønskelig med en løsning som sikrer tydelighet rundt interne prosesser, prosedyrer, oppgaver og ansvarsforhold. løsningen må være ferdig utviklet og velutprøvd.
Sarpsborg kommune ønsker et dynamisk verktøy som har fokus på forbedring av arbeidsprosesser og tjenestekvalitet. Systemet må tilfredsstille kravene angitt i iso 9001: 2015 og bygge oppunder internkontrollbestemmelsene norske kommuner reguleres av. Vi vil legge til rette for kontinuerlig læring og forbedring ved å standardisere og forbedre prosesser, og følge opp ulike typer hendelser, som avvik og risikoområder på en systematisk og målrettet måte.
Kvalitetssystemet skal til enhver tid kunne gi kommunen totaloversikt over uønskede hendelser og risikoområder. løsningen må bidra til at vi kan overvåke, evaluere og kontrollere våre prosesser mht. Kvalitet og risiko, samt påse at tiltak blir iverksatt der det er nødvendig. løsningen må kunne tilpasses organisasjonen. Den kan være modulært oppbygget, men må fremstå som helhetlig for brukerne. Det bør være en god samhandling/integrasjon mellom modulene for å bidra til styring og kontroll av prosessene.
løsningen skal være tilgjengelig for alle enheter og ansatte i kommunen. Det bør også kunne legges til rette for tilgang til eksterne brukere med en tilgangsstyring.
vår definisjon på et kvalitetssystem omfatter følgende hovedområder:
- Beskrivelse for virksomhetens hovedoppgaver, mål og organisering evnt. Visuelle flyt- og prosessdiagram
- Dokumentstyring
- Avvik/Hendelsesrapportering
- Risikovurderinger
- Verktøy for å evaluere og finne behov for å forbedre skriftlige prosedyrer eller andre typer tiltak
Det er ønskelig at systemet kan integreres mot:
- Active Directory for brukerdata (ad), samt støtte Single-sign-on (sso)
- Standard/åpne api’er for å ha fleksibilitet ift eventuelle integrasjoner mot fagsystemer
- Hvilke sak/arkivsystemet eller andre systemer det foreligger integrasjon mot.
Det er ønskelig at leverandører som leverer funksjonaliteter for å støtte prosjektstyring og virksomhetsstyring/-arkitektur presenterer dette. Om det er mulig ønsker vi alle disse funksjonalitetene i ett og samme system eller via integrasjon.