Kvalitetssystem - videreføring av avtaler ved kommunesammenslåing - Med delkontrakter

01. 01. 2020 slås Moss kommune og Rygge kommune sammen til en kommune. Navnet på den nye kommunen blir Moss kommune (heretter Nye Moss kommune). Moss kommune har tidligere anskaffet kvalitetssystem RiskManager fra Evry as (heretter Evry) og Rygge kommune har tidligere anskaffet kvalitetssystemet Compilo fra KvalitetsLosen as (Compilo as). Systemene er knyttet til fagområdet kvalitetsstyring. Programvarene eies av den enkelte kommune og benyttes som et sentralt arbeidsverktøy i begge kommuner. For å få et felles kvalitetssystem har Moss kommune og Rygge kommune besluttet å videreføre avtalen med Compilo as.
Videreføring av avtalen med Compilo as
i forbindelse med den forestående kommunesammenslåingen har Moss kommune og Rygge kommune (heretter oppdragsgiver) vurdert det som hensiktsmessig å videreføre avtalen med Compilo as i en samlet avtale (heretter avtalen) med virkning fra 01. 01. 2020.
Anskaffelsens overordnede karakter vil ikke bli endret
Avtalen vil i all hovedsak innebære en videreføring av det eksisterende avtaleforhold som Rygge kommune har i dag. Den vil også omfatte oppgradering til ny versjon samt opplæring i Compilo. Dette er i nær tilknytning til programvaren som allerede eies av Rygge kommune og kan ikke kjøpes fra andre leverandører. Kostnader i forbindelse med oppgradering til ny versjon samt opplæring vil ikke overskride terskelverdi for kunngjøring.
Skifte av leverandør medfører vesentlige ekstrakostnader og er forbundet med høy risiko.
Et eventuelt skifte av leverandør vil kreve ekstraressurser til implementering og opplæring. Ekstrakostnader til implementering, interne opplærings- og kjøpskostnader ved et eventuelt skifte av leverandør for Nye Moss kommune anslås til nok 1000000. Skifte av leverandør for Nye Moss kommune vil videre kunne medføre at implementering av kvalitetssystemet ikke vil være ferdigstilt på tidspunktet for kommunesammenslåing. Dette vurderes som kritisk for oppdragsgiver.
Konklusjon og opplysning om karensperiode
Oppdragsgivers vurdering er at avtalen ikke medfører vesentlig endring av tidligere inngåtte avtaler, og at en endring således er i tråd med foa § 28-1 om tillatte endringer.
Det vises for øvrig til brev fra kommunal- og moderniseringsdepartementet (kmd) av 28. 02. 18 om kontrakts- og anskaffelsesrettslige spørsmål i forbindelse med kommunesammenslåing (se: (info fjernet)), samt til veileder utarbeidet av ks (se: (info fjernet)? Id=102312).
Oppdragsgiver har til hensikt å inngå kontrakt med Compilo as i uke 44. Det fastsettes en karensperiode som utløper 26. 10. 2018. Eventuelle innsigelser til avtaleinngåelsen bes sendt pr. e-post til følgende e-postadresse: (info fjernet).