Mediekonvertering / digitalisering av papirarkiv

Arkivverket skal gjennomføre en mediekonverteringspilot, totalt 182 hyllemeter (hm) med papirarkiv totalt med tilhørende elektronisk journal basert på noark-standarden. Fra 1984 har noark-standarden blitt brukt som metadatastandard for elektroniske journalsystemer i statsforvaltningen frem til virksomhetene innførte fullelektroniske arkivsystemer fra ca. 2005. Fra 1984-2005 finnes det store mengder papirarkiv med tilhørende elektronisk journaler i statsforvaltningen. Gjennom denne piloten ønsker Arkivverket å få erfaringer med mediekonvertering av disse papirarkivene i stedet for tradisjonelle ordninger og avlevering til Arkivverket.
Konkurransen omfatter mediekonvertering av følgende arkiverer:
- fra Riksarkivets bestand som utgjør - 89 hm
- fra Statsarkivet i Hamar - 13 hm
- fra Statsarkivet i Kongsberg – 12 hm
- Fra Statsministerens Kontor (smk) arkiv - 68hm (Befinner seg i Arkivverkets lokaler i Oslo)
målet med mediekonvertering av det papirbaserte arkivet er å erstatte papiroriginalene med en fullverdig digital kopi, og at papiroriginalene kan destrueres etter at mediekonvertering og kvalitetskontroll er gjennomført. Arkivene skal kunne avleveres eller deponeres i digitalt format til Arkivverket men også gjøres tilgjengelige for og egnet til videre bruk for arkivskaperne mht. Informasjonsverdi og bruk. Videre er målet at piloten skal gi Arkivverket erfaringer for veiledning til arkivskapere til bruk i videre mediekonverteringsprosjekter.
Ved å ta hensyn til påfølgende destruksjon av papiroriginaler er det derfor avgjørende at resultatet blir en leveranse av tilfredsstillende kvalitet. Erfaringene fra denne piloten vil danne grunnlag for Arkivverkets veiledning til arkivskapernes fremtidige anskaffelser innenfor dette området.