Ny veiledende kunngjøring_elektronisk periode- og årsavslutning

Bergen kommune benytter seg av Unit4 Business World versjon U4ERP7 update 6 som
økonomisystem. Bergen kommune har to ulike installasjoner av U4ERP7, med adskilte
databaser og servere, en for økonomi (ubw økonomi) og en for lønn og refusjon (ubw hr).
lønns- og refusjonstransaksjoner overføres fra ubw hr til ubw Økonomi på et aggregert
nivå.
Økonomisystemet benyttes av brukere i alle byrådsavdelinger i kommunen. Avstemminger
gjøres i stor grad som et manuelt arbeid hvor uttrekk fra ubw Økonomi benyttes sammen
med maler og prosedyrer. Oppfølging av periode- og årsavslutningsaktiviteter mangler en
elektronisk arbeidsflyt.
Verktøyet Bergen kommune ønsker å anskaffe skal kunne integreres mot ubw Økonomi og
skal kunne hente data fra andre systemer for avstemming. Verktøyet skal kunne tilby
elektronisk arbeidsflyt med forretningsdrevne regler, historisk logg, dokumentasjon og
oversikter. Verktøyet skal effektivisere og føre til en enklere organisering av
avstemmingsarbeid og oppgaver knyttet til periodeavslutning og årsavslutning. Bergen
kommune skal både kunne gjennomføre og dokumentere den praktiske avstemmingen,
samt følge opp oppgaver i avslutningsprosesser i verktøyet. Det skal også være mulig å
kunne sette opp automatiske avstemminger av kontoer med høy transaksjonsfrekvens.
Bergen kommune ønsker i hovedsak et verktøy som kan skape en god kontroll over
avstemmings-, periode- og årsavslutningsprosessen. Verktøyet skal kunne levere oversikter
og oppgavestyring, samt praktisk avstemming og dokumentasjon.