Nytt sak- og arkivsystem

Fem av kommunene i Grenlandssamarbeidet benytter i dag samme sak-og arkivsystem, mens den sjette kommunen benytter et annet system. De kommunene som benytter samme system har gjort ulike valg med hensyn til bruken av systemet, og kjører også ulike versjoner.
Oppdragsgiver ønsker å inngå kontrakt med én leverandør om levering av en standardløsning for elektronisk registrering, saksbehandling, utvalgsbehandling, arkivering og samhandling mellom sak? Og arkivløsningen og fagsystemer. løsningen skal benyttes av alle kommunene i Gren¬lands¬samarbeidet (om lag 1. 500 brukere til sammen) Valgt sak-og arkivløsning skal være godkjent etter NOARK5-standarden.
Anskaffelse av nytt sak- og arkivsystem med tilhørende tjenester for Bamble, Drangedal, Kragerø, Porsgrunn, Siljan og Skien kommuner.
nærmere om anskaffelsen:
Formålet med anskaffelsen er å muliggjøre fullelektronisk saksbehandling og arkivering i kommunene i Grenlandssamarbeidet gjennom en felles sak-og arkivløsning. Videre er det et mål å tilrettelegge for elektronisk samhandling mellom kommunene, samt styrke samarbeidet kommunene imellom om felles rutiner og opplæring knyttet til sak-og arkivløsningen.
Sentrale behov som skal møtes gjennom anskaffelse av ny sak-og arkivløsning er;
¿Mulighet for fullelektronisk saksbehandling, utvalgsbehandling og arkivering
¿Integrasjon mot kommunenes fagsystemer
¿Sikker og effektiv overføring av offentlig informasjon til publikum via internett
¿løsning for innskanning og etterbehandling av dokumenter
¿Dokumentmaler tilpasset den enkelte kommunes profil og design.
Anskaffelsen omfatter også;
¿Utvikling / tilrettelegging og testing av løsningen
¿Datauttrekk fra eksisterende databaser og historiske databaser for avlevering til Arkivdepot
¿Konvertering av data fra eksisterende sak-og arkivløsninger til valgt løsning
¿Implementering og produksjonssetting
¿Opplæring og dokumentasjon
¿En avtale om support og vedlikehold
Se prekvalifikasjonsgrunnlaget for nærmere informasjon.