Nytt system for elektronisk fakturabehandling

Eksisterende system for elektronisk fakturabehandling i Statsbygg har:
• Tett integrasjon mot økonomisystemet Oracle eBusiness Suite og tilgangsstyringssystemet for administrering av brukere
• Mulighet for å krysse fakturaer mot bestillinger i Oracle po
• Godkjenning i henhold til fullmaktshierarki i økonomisystemet
Transaksjonsvolum på ca. 100. 000 fakturaer i året, herav ca. 80% som krysses mot en eller flere bestillinger. Statsbygg mottar i dag ca. 80% av fakturaene på Elektronisk Handelsformat (ehf).
Viktige fokusområder for Statsbygg i nytt system vil, utover det som er beskrevet over, være:
• Mulighet for å strømlinjeforme og automatisere prosesser og avvikshåndtering som gjør at transaksjonsprosessen går raskere og blir mer effektiv. Eksempelvis:
o Optimalisere fakturaflyten, få steg med automatiske kontroller og rapporter
o Automatisk kryssing mellom bestilling og faktura inkludert avvikshåndtering
o Automatisk avvisning/retur av fakturaer som er feilmerket
o Automatisk håndtering av ehf-fakturaer inkludert vedlikehold og avvikshåndtering
o Automatisk generering av periodiseringer og avsetninger
o Elektronisk håndtering av purringer og rentenotaer
o Effektiv håndtering av omtvistede fakturaer og delbetalinger
o Automatisk håndtering av faste utgifter, eksempelvis strøm og kommunale avgifter
• Enkelt og brukervennlig grensesnitt og tilgjengelighet på flere plattformer, herunder gode løsninger for smarttelefoner
Utover dette ønsker Statsbygg at løsningen skal ha mulighet for å registrere og behandle administrative bestillinger utenom innkjøpsløsningen i OeBS iProcurement. Eksempel på administrative kjøp er kjøp av mobiltelefoner, blomster, arbeidstøy, konsulenttjenester og møtemat.
Statsbygg ønsker dialog med aktuelle leverandører for å kartlegge mulighetsrommet på nevnte fokusområder. Denne kartleggingen skal gi viktig input til Statsbygg sitt arbeide med kravspesifikasjon for nytt system. i den forbindelse ber vi om at leverandører som ønsker å presentere sin løsning i et en-til-en møte, kontakt Leif Glømmen.
møtene vil bli avholdt i perioden 1-30 november 2017.