Prosjekt rydding og digitalisering av tekniske arkiver

Kommunene Frogn, Ås og Vestby (heretter Oppdragsgiver) ønsker å gi et best mulig tilbud og god service når det gjelder tilgang til informasjon for våre innbyggere gjennom å digitalisere eiendoms- og tekniske arkiver. Ved å gi digital tilgang til arkiver kan prosesser rettet mot kommunens innbyggere forenkles og forbedres. Bedre og sikrere tilgang til dokumenter vil også sørge for raskere offentlig saksbehandling, samt at arkivene blir ytterligere sikret for ettertiden. Det er videre et mål at dokumentene enkelt skal kunne gjenfinnes og brukes via Oppdragsgivers eksisterende saks- og arkivsystem, Public 360 Version 4. 1 SP9 UPD2. For pågående saksbehandling skal dokumenter også være tilgjengelige for Oppdragsgiver under prosjektperioden. Det er en overordnet forutsetning at Arkivforskriften etterleves gjennomgående i utførelsen av prosjektet. Totalt skal ca. 614 brutto hyllemeter ryddes og skannes. Kontrakten, inkludert opsjoner, antas å ha en totalverdi mellom 9-12 millioner kroner. Det tas forbehold om Oppdragsgivers/kommunenes budsjettsituasjon og øvrige rammebetingelser. Det stipulerte omfanget av kontrakten må betraktes som veiledende og gir en anskaffelsesrett, men ingen anskaffelsesplikt utover det å benytte avtalen med de begrensninger som er gitt i dette dokument. Avtalen omfatter: • Nedpakking, henting og frakt av arkivene til Leverendørens egnede lokaler. • Rydding og kategorisering av tekniske papirbaserte arkiv • Skanning av tekniske papirbaserte arkiv • Levering av digitale arkiv i henhold til noark 5 standard og Vedlegg 1 B1 Ønsket arkivstruktur • Pakking og levering av papirarkivene til depot i henhold til Normalinstruks for arkivdepot i kommuner.