Prosjektledelelse og teknisk ansvar for it-konferansen goopen 2010

GoOpen er en konferanse som sprer kunnskap om og trygghet for bruk av fri programvare i offentlige og private virksomheter. Programmet er skreddersydd for ulike målgrupper og konferansen skal gi alle deltagere kunnskap om fri programvare, gode metoder og eksempler som kan tas med i egen virksomhet.

I tillegg til flere hundre deltagere fra offentlig sektor, teknologimiljøer og næringsliv, samler vi en rekke spennende foredragsholdere. Konferansen ble gjennomført i 2008 og 2009 med 650 deltagere.

Konferansene arrangeres i Oslo og vil bli arrangert i april 2010. Sted for arrangementet og tid vil bli satt i løpet av august. Dette anbudet inkluderer ikke pris på lokasjon(Mat, drikke osv), da lokasjon ikke er bestemt.

Under i listen beskriver vi i stikkordsform tjenestene vi ønsker dekket.

Deltagere
* Lage påmeldingskjema på web
* Utarbeide informasjonstekster for å spre informasjon og administrere "rekrutteringskampanje"
* Administrere betalingsløsning for deltagere (også web-basert)
* Administrere deltagere
* Innmelding og deltagerpass under konferansen
* Generell oppfølging av deltagere før, under og etter konferansen
* Registrering og deltagerhåndtering under arrangementet
* Informasjonsutsendinger før og etter arrangementet
* Generere fakturalister til Friprogsenterets regnskapsbyrå
* Hotellavtaler i forbindelse med konferansen
* Pakking og organisering av konferansemateriell

Foredragsholdere
* Følge opp foredragsholdere(hotell/fly osv)
* Koordinering av VIP-arrangement
* Gi foredragsholdere oppfølging før, under og etter arrangementet
* Koordinere foredragsholdere m/oppfølging under konferansen
* Hente inn lysark/slides før arrangementet og innstallere dette på konferansemaskinene
* Publisering av foredrag på Slideshare

Teknisk
* Lys og lyd i alle saler
* Tilstrekkeling nettilgang i alle rom til enhver tid
* Opplegg for opptak av video fra alle saler inkludert produksjon og publisering av video på web(1 film pr. foredrag)
* Eget område for presse
* Eget område for foredragsholdere
* Oppfølging og organisering i forhold til lokasjon

Sponsorer
* Innhente sponsorer
* Sørge for at alle får god plassering og service under arrangementet
* Sørge for at alle får tilstrekkelig informasjon og oppfølging før, under og etter arrangementet
* Sikre nok strøm og nok nettilgang under hele arrangementet

Mat/drikke
* Dagpakke begge dager(Oppføling med valgt lokasjon for arrangementet)
* Middag dag 1(Oppføling med valgt lokasjon for arrangementet)
* Kulturelt opplegg dag 1(Oppføling med valgt lokasjon for arrangementet)

Web/program
* Sette sammen program(tekst, tittel og foredragsholdere)
(Dette gjelder ikke design og selve programkomitearbeidet)

Oppfølging av budsjett og kostnader
* Budsjett totalt og pr. post.
* Koordinering av budsjett med prosjektleder fra Friprog

Vi åpner også for at tilbudet inneholder andre elementer som tilbyder mener er viktig i et slikt arrangement.