Prosjektledelelse og teknisk ansvar for it-konferansen goopen 2010

Goopen er en konferanse som sprer kunnskap om og trygghet for bruk av fri programvare i offentlige og private virksomheter. Programmet er skreddersydd for ulike målgrupper og konferansen skal gi alle deltagere kunnskap om fri programvare, gode metoder og eksempler som kan tas med i egen virksomhet.
i tillegg til flere hundre deltagere fra offentlig sektor, teknologimiljøer og næringsliv, samler vi en rekke spennende foredragsholdere. Konferansen ble gjennomført i 2008 og 2009 med 650 deltagere.
konferansene arrangeres i oslo og vil bli arrangert i april 2010. Sted for arrangementet og tid vil bli satt i løpet av august. Dette anbudet inkluderer ikke pris på lokasjon(mat, drikke osv), da lokasjon ikke er bestemt.
under i listen beskriver vi i stikkordsform tjenestene vi ønsker dekket.
deltagere
* lage påmeldingskjema på web
* utarbeide informasjonstekster for å spre informasjon og administrere "rekrutteringskampanje"
* administrere betalingsløsning for deltagere (også web-basert)
* administrere deltagere
* innmelding og deltagerpass under konferansen
* generell oppfølging av deltagere før, under og etter konferansen
* registrering og deltagerhåndtering under arrangementet
* informasjonsutsendinger før og etter arrangementet
* generere fakturalister til friprogsenterets regnskapsbyrå
* hotellavtaler i forbindelse med konferansen
* pakking og organisering av konferansemateriell
foredragsholdere
* følge opp foredragsholdere(hotell/fly osv)
* koordinering av vip-arrangement
* gi foredragsholdere oppfølging før, under og etter arrangementet
* koordinere foredragsholdere m/oppfølging under konferansen
* hente inn lysark/slides før arrangementet og innstallere dette på konferansemaskinene
* publisering av foredrag på slideshare
teknisk
* lys og lyd i alle saler
* tilstrekkeling nettilgang i alle rom til enhver tid
* opplegg for opptak av video fra alle saler inkludert produksjon og publisering av video på web(1 film pr. Foredrag)
* eget område for presse
* eget område for foredragsholdere
* oppfølging og organisering i forhold til lokasjon
sponsorer
* innhente sponsorer
* sørge for at alle får god plassering og service under arrangementet
* sørge for at alle får tilstrekkelig informasjon og oppfølging før, under og etter arrangementet
* sikre nok strøm og nok nettilgang under hele arrangementet
mat/drikke
* dagpakke begge dager(oppføling med valgt lokasjon for arrangementet)
* middag dag 1(oppføling med valgt lokasjon for arrangementet)
* kulturelt opplegg dag 1(oppføling med valgt lokasjon for arrangementet)
web/program
* sette sammen program(tekst, tittel og foredragsholdere)
(dette gjelder ikke design og selve programkomitearbeidet)
oppfølging av budsjett og kostnader
* budsjett totalt og pr. Post.
* koordinering av budsjett med prosjektleder fra friprog
vi åpner også for at tilbudet inneholder andre elementer som tilbyder mener er viktig i et slikt arrangement.