Prosjektledelse - Prosjekt Karasjok - Forprosjekt

Dette oppdraget gjelder (1) prosjektledelse av forprosjektet i «Prosjekt Karasjok». Forprosjektet skal (2) kartlegge situasjonen i Karasjok kommune på bakgrunn av foreliggende informasjon, samt utarbeide (3) dokumentasjon bestående av en prosjektrapport for forprosjektet, en detaljert prosjektplan for hovedprosjektet og konkurransegrunnlag for utlysning av prosjektledelse for hovedprosjektet. Oppdragstaker skal også gjennomføre (4) rekruttering av prosjektkoordinator til Karasjok kommune.
1. Prosjektledelse
Oppdragstaker skal gjennomføre forprosjektet på vegne av Karasjok kommune og Fylkesmannen i Finnmark og besørge daglig fremdrift i forprosjektet. Oppdragstaker skal være sekretariat for styringsgruppen, med ansvar for innkalling, dagsorden, referatførsel og andre praktiske forhold knyttet til styringsgruppemøtene. Oppdragstaker skal også være prosessleder og sekretariatsfunksjon i arbeidsmøter av ulik art, blant annet relevante møter i fagarbeidsgruppen(e).
2. Kartlegging
Oppdragstaker skal ha hovedansvar for kartlegging og systematisering av tilgjengelig informasjon om Karasjok kommune og omdanne denne til beslutningsgrunnlag for beslutninger om utforming av hovedprosjektet. Det må også påregnes å gjøre et arbeid for å supplere beslutningsgrunnlaget der styringsgruppen ser behov for dette.
3. Dokumentasjon
Arbeidet i forprosjektet skal dokumenteres gjennom utarbeidelse av en sluttrapport. Det blir oppdragstakers oppgave å føre sluttrapporten i pennen og legge den fram for godkjenning av styringsgruppen. Sluttrapporten vil danne grunnlag for kommunestyrets godkjenning av forprosjektet.
Det andre sluttproduktet som oppdragstaker skal utarbeide er en detaljert prosjektplan for hovedprosjektet. Prosjektplanen skal inneholde et «gryteklart» hovedprosjekt, med detaljer om organisering, fremdriftsplaner, interessentoversikt, ressurspersoner, budsjett, og alle andre forhold nødvendig for å kunne igangsette hovedprosjektet.
Oppdragstaker skal også utarbeide konkurransegrunnlag for anbudsutlysning på prosjektledelse og inntil tre andre konsulentoppdrag knyttet til hovedprosjektet. Disse skal utarbeides i nært samarbeid med prosjektkoordinator i Karasjok kommune og prosjektkoordinator hos Fylkesmannen i Finnmark.
4. Rekruttering
Oppdragstaker skal ta ansvar for hele rekrutteringsprosessen i forbindelse med ansettelse av prosjektkoordinator i Karasjok kommune, under ledelse av styringsgruppen. Det gis anledning til bruk av underleverandør på denne delen av oppdraget.