Rammeavtale for ekstern bistand - interncontroller

Målsetting med anskaffelsen:
målsettingen er å bidra til at Drammen kommunes systemer for kvalitets- og virksomhetsstyring sikrer:
- Helhetlig styring og riktig utvikling
- Kvalitet og effektivitet i tjenesteproduksjonen
- Overholdelse av lover og regler
- Legitimitet og godt omdømme
Rammeavtalen har som formål å sikre interncontroller støtte og bistand i arbeidet med å oppfylle disse målsettingene.
Leverandøren skal gjennomføre selvstendige enkeltoppdrag etter bestilling fra interncontroller. Leverandøren skal også kunne delta i oppdrag der interncontroller selv er gjennomfører.
Internrevisjons- og granskningsoppdrag vil bli igangsatt blant annet som følge av varsler som meldes inn til Drammen kommunes eksterne varslingsmottak. For at varslingsordningen skal fungere, er det en forutsetning at den har tillit hos innbyggere og ansatte. Det er derfor ønskelig med en rolledeling mellom varslingsmottak og gransker/revisor, der det er ulike leverandører av varslingsmottak og internrevisjons- og granskningstjenester.
første oppdrag i 2018 vil være evaluering av rådmannens arbeid med tiltaksplanen i etterkant av korrupsjonssaken, jf. Sak 0051/18 i bystyret 24. April 2018. Det overordnede målet med denne evalueringen er å bistå organisasjonen i å ytterligere forbedre sin praksis. Evalueringen av tiltaksplanen bør sees på som et ytterligere bidrag i prosessen med å sikre læring og forbedring for områder påpekt fra Deloitte, samtidig som den også skal gi en bekreftelse på at de tiltakene som allerede er iverksatt har ønsket effekt. Det er ønskelig med en tett samhandling mellom aktørene i gjennomføringsfasen, slik at man unngår at kommunen som bestiller av evalueringen blir en passiv mottaker av funnene. Dette vil bidra til å styrke prinsippet i arbeidsgiverpolitikken om at Drammen kommune er en lærende organisasjon.
Erfaringsmessig vil kontrolloppdragene oftest ha utgangspunkt i seks nøkkelprosesser i Drammen kommune:
- Økonomiforvaltning
- Anskaffelser
- Prosjektstyring
- ikt
- Myndighetsutøvelse
- Personalforvaltning
Avtalen omfatter to delvis overlappende leveranseområder; revisjons- og rådgivningstjenester samt granskningstjenester.
Oppdragsgivers kjøp av enkeltoppdrag vil skje etter avrop og starter med at oppdragsgiver sender bestilling til leverandør. Oppdragsgiver vil kunne gi konkret bestilling på revisjons- eller granskningskompetanse. Med avrop menes tildeling av individuelle kontrakter under rammeavtalen. Årlig antall avrop er anslått til 3-5 stk. Omfang av hvert enkeltoppdrag kan variere kraftig, fra et titalls timer og oppover.
Avrop skal som hovedregel gjøres etter «fossefallsmetoden»:
Den leverandøren som er best rangert i anbudskonkurransen skal forespørres først. Dersom leverandør nr 1 ikke har kapasitet eller av andre årsaker ikke kan levere som for eksempel inhabilitet, skal leverandør nr 2 spørres osv.
Avropet vil som hovedregel bestå av to faser:
- Fase 1: Leverandør utarbeider fremdriftsplan med timebudsjett. Dette vil være en kortvarig fase, men likevel tilstrekkelig til at leverandør får satt seg inn i saken og utarbeidet en pålitelig fremdriftsplan og timebudsjett.
- Fase 2: Inngåelse av en oppdragskontrakt for gjennomføring av oppdraget, se vedlagte kontraktsmal. Oppdragskontrakten vil blant annet inneholde leverandørs mandat for oppdraget.
Normalt vil leverandør få frist på 3-4 dager til å påbegynne arbeidet med fremdriftsplan og timebudsjett. i spesielle saker må leverandør kunne påbegynne arbeidet én arbeidsdag etter avrop.