Rammeavtale for tolketjenester under fylkestingets møter i 2018 - 2020 (simultantolking, frammøtetolking)

Om tolketjenestens kvalitet
Det er viktig for Finnmark fylkeskommune å gi fylkestingsrepresentanter, innleggsholdere og andre talere under fylkestingsmøtene mulighet til å snakke samisk samt å ha tolketjenester av god kvalitet.
Under fylkestingets møter skal det simultantolkes, et arbeid som krever øvelse og erfaring. Det stilles videre en rekke krav til leverandøren (tolken), inklusive språkforståelse, objektivitet, taushetsplikt og nøyaktighet. Det forventes at leverandøren (tolken) ikke legger til eller trekker fra noe av det originale budskapet under tolking, men alltid forsøker å få fram det riktige budskapet i hva taleren ønsker å si.
Vi legger derfor vekt på referanser og tidligere erfaring med simultan- og frammøtetolking i vår vurdering og ber om at leverandøren (tolken) vedlegger fullstendig cv ved tilbudet, både for seg selv og for eventuelle vikarer. Vi ber også om at leverandør legger ved en liste over de mest relevante oppdrag i løpet av de tre siste årene, med beskrivelse av oppdraget, navn på oppdragsgiver samt kontaktperson og telefonnummer (referanse) for minimum 3 utførte oppdrag.
fylkestingsmØtenes hyppighet og varighet
Anslagsvis tidsrom og varighet på fylkestingsmøtene er 09: 00 – 18: 00 daglig de dager hvor fylkestinget har møte. Disse tidspunktene kan variere. Hvert møte i fylkestinget varer normalt i 2 – to – dager. Anslagsvis antall fylkestingsmøter årlig er 3 – tre – eller 4 – fire. på Finnmark fylkeskommunes politiske sider #URL0# publiseres informasjon om når og hvor fylkestingets møter finner sted samt program for møtene.
Tid til forarbeid for leverandøren er satt til inntil 2 timer per fylkestingsmøte. Saker som skal til politisk behandling i fylkestinget blir løpende publisert av Oppdragsgiver på FFKs politiske sider #URL0#, under fanen for fylkestinget.
sted for gjennomfØring
Fylkestingsmøtene finner normalt sted i fylkestingsalen på Fylkeshuset i Vadsø, men sted kan i spesielle tilfeller variere. Normalt er det ett fylkesting per år som arrangeres et annet sted i fylket.
Tolken skal være fysisk til stede på alle fylkestingsmøtene i avtaleperioden (frammøtetolking). Tolken skal møte opp på Fylkeshuset eller annet sted hvor fylkestingets møte avholdes minst en halv time før hver enkelt arbeidsdag med fylkesting starter. Under fylkestingets møter jobber tolken i en tolkeboks på stedet hvor fylkestinget finner sted.
når fylkestingets møter avholdes et annet sted i fylket, skal leverandør sørge for mobilt tolkeanlegg og drift av dette. Dette er ikke et krav om at leverandøren må besitte eget mobilt tolkeanlegg, men innebærer at leverandør er ansvarlig for å skaffe til veie tolkeanlegg for eksempel ved leie av slikt utstyr (mobilt tolkeanlegg: tolkeboks og fullt utstyr inkludert mottakerutstyr for inntil 75 personer) samt skaffe nødvendig kompetanse for drift av dette. Det er ikke et krav at leverandøren selv besitter teknisk kompetanse til å drifte dette utstyret, men leverandør vil være ansvarlig for den løpende driften av det mobile tolkeanlegget i de tilfeller hvor fylkestingets møter arrangeres et annet sted i fylket. Alle utgifter i forbindelse med leie av tolkeanlegg og utgifter til drifting av dette prises særskilt i prisskjemaet. Det skal ikke tilkomme ytterligere utgifter for Oppdragsgiver i forbindelse med drift av mobilt tolkeanlegg enn det som framkommer av prisskjemaet.
Leverandøren skal selv stille med vikar ved eget fravær. Ved slike tilfeller skal det snarest gis beskjed til fylkeskommunen, slik at navn på eventuelle hotellbookinger m. v. Kan endres. Det stilles samme krav til vikaren som til leverandøren. Det skal ikke tilkomme merkostnader for oppdragsgiver ved leverandørs bruk av vikar. Leverandør har selv risiko for eventuelle merkostnader ved bruk av vikar. Dette gjelder også i de tilfeller fylkestingets møter avholdes et annet sted i fylket.