Rammeavtale på næringsmidler

Harstad kommune ønsker tilbakemelding på utkast til anskaffelsesdokumentene til konkurranse på næringsmidler - rammeavtale.
Etter dialogmøter med flere ulike leverandører er konkurransen lagt opp slik at både grossister og dagligvareforretninger, eventuelt grossist og dagligvareforretning i samarbeid, skal kunne levere tilbud.
Vi ønsker å ha én leverandør til hele varespekteret, og anskaffelsen er derfor ikke delt inn i delkontrakter.
Vi ønsker tilbakemelding på kravspesifikasjon og tilbudsskjema, og spesielt på temaene under:
• Med én leverandør på alle produktgrupper kan det være enkelte produkter som ikke kan leveres. Eksempelvis innenfor brødvarer og bakerivarer. Det er ønskelig at leverandør går sammen med underleverandør dersom det gjelder hele produktgrupper. Dersom det bare er enkelte produkter, vil vi legge til grunn dyreste tilbudte pris fra annen tilbyder + påslag 20 %. Det vil ikke medføre automatisk avvisning.
• Tilbudsskjemaet ber om utsalgspris med rabattprosent. For å få sammenlignbare priser er det satt at oppgitte priser skal være fra samme dato.
• Med rabatt på utsalgspris heller enn påslag på innkjøpspris kan kontroll av avtalepriser bli vanskeligere. Vi har derfor bedt om at leverandør skal synliggjøre hvordan en kan ivareta kontroll i avtaleperioden.
• Tilbudsskjema og rabatt – det er lagt opp til at en skal inngi en fast rabatt pr. Produktgruppe.
• Fraktkostnader er lagt inn i tilbudsskjemaet. En kan velge å oppgi frakt pr. Levering, eller sette denne til 0 dersom frakt er innberegnet i utsalgspris.
• Varenummer er satt inn i tilbudsskjemaet – har alle leverandører varenummer som kan legges inn?
• Dagligvare: Hvordan vil faktura kunne utformes? Faktura med kassalapp som bilag, eller vil man kunne få faktura med varelinjer som angitt i kravspesifikasjonen?
• Tilbudsskjemaet slik det foreligger er basert på et utvalg varer, og representerer ikke det reelle forbruket. Det er gjort slik for å korte ned tilbudsskjemaet