RFI - Løsning for turnusplanlegging

Trondheim kommune ønsker å inngå et innovasjonspartnerskap, et partnerskap der produkt- eller tjenesteutvikling skal gjennomføres i samarbeid med en leverandør. Dette samarbeidet er avgjørende for å oppnå suksess i produktutviklingen. Kontekst og bakgrunnMetodikk for arbeidstidsplanlegging i dagRundt 90 prosent av enhetsbudsjettene innenfor helse og velferd brukes på bemanning. For å kunne utøve god ressursstyring på disse enhetene er vi derfor helt avhengig av å skape et gjennomarbeidet og solid grunnlag i form av gode turnusplaner. Gjennom dette vil enhetene i større grad nyttiggjøre seg ressursene de har til rådighet på best mulig må#URL0# innafor er både metodikk for turnusplanlegging, verktøy for kostnadsberegning av turnuser og gir enhetene live styringsdata (#URL1# mot budsjett regnet i timer)Helt innafor - Gir svar på hvor mange årsverk vi kan benytteBasert på budsjettBasert på årsverkskostnad for aktuell enhetBasert på kostnadsdrevet fravær ved enheten Basert på stillinger utenfor direkte tjenesteyting (merkantil mm)Summen blir antall årsverk til bemanningsplan (som igjen er grunnlaget for kalenderplanen)Innledende om prosessenProsessen med å planlegge en god turnus består av tre hovedoppgaver: døgnrytmeplanBemanningsplanKalenderplanDøgnrytmeplan er en tidfestet oversikt over oppgaver som skal danne grunnlag for bemanningsbehovet basert på de oppgaver som skal utføres. Bemanningsplanen sier noe om hvor stor bemanningen må være for å utføre definerte oppgaver, både antall ansatte og hvilken kompetanse disse skal inneha. i arbeidsplanen fordeles arbeidstid på enkelte ansatte i tråd med bemanningsplan. Planene må utarbeides i gitt rekkefølge, og spesielt døgnrytmeplan og bemanningsplan må sees i sammenheng. Forutsetningene i døgnrytme- og bemanningsplan legger premissene for en turnusplan og at arbeidsinnsatsen i hovedsak legges i utarbeidelsen av disse slik at på bakgrunn av dette kan en turnus utarbeides ved en generator. Det er i disse tre planene grunnlaget for driften legges, og her man i praksis staker ut kursen for enheten og bestemmer hvordan ressursene man har til rådighet skal benyttes. 1. døgnrytmeplanHensikten med en døgnrytmeplan er å få grunnlag for å fordele tildelt bemanning utover døgnet. Den skal gi en oversikt som viser når man har behov for å utføre oppgavene på enheten, og gir et godt grunnlag for å lage en bemanningsplan. i tillegg bør det tas hensyn til normale mengder ikke-planlagte oppgaver i løpet av dø#URL2# skal vise hvilken kompetanse som kreves for å løse oppgavene. Eksempler: følge til legen, møter, studentoppfølging, osv. En døgnrytmeplan skal vise alle oppgaver som gjøres på enheten i løpet av planperiodenHva kjennetegner en god døgnrytmeplan? Den er realistiskDen viser alle døgnets og ukens planlagte oppgaverDen ivaretar sesongmessige variasjoner, f. Eks høytider/ferieperioder der oppgavetrykket kan endre segDen gir oversikt over ikke planlagte oppgaver, så langt det er muligDen fordeler oppgaver jevnt utover dagen ved å eventuelt forskyve noe for å unngå opphopning og få en bedre flyt i dagenFør døgnrytmeplanen må du ha en oversikt over hvilke oppgaver som skal utføres. En døgnrytmeplan bygger på vedtakene til brukerne. Hvordan lage en døgnrytmeplan? gå gjennom vedtak og list opp oppgaverTidfest alle oppgaver med klokkeslettInkluder stell, forefallende oppgaver, sykepleieoppgaver, hpf, underholdning, måltider, klesvask, rapporter ved vaktskifte, etc. Oppdateres med eventuelle endringer når enheten skal utarbeide ny bemanningsplan2. BemanningsplanHensikten med en bemanningsplan er å planlegge hvilken bemanning som trengs for å løse oppgavene som var beskrevet i døgnrytmeplanen og inkluderer både antall ansatte og hvilken kompetanse disse må ha. Bemanningsplanen skal altså gi en oversikt over hvilken kompetanse og antall arbeidstakere som må være til stede på de ulike vaktene i løpet av døgnets og ukens #URL3# kjennetegner en god bemanningsplan? Riktig bemanning og kompetanse til riktig tidTatt høyde for kjente aktiviteter som kommer i tillegg til den daglige driften (f. Eks kurs, møter. Dette skal også ligge i døgnrytmeplanen.)Tatt høyde for evt. Avvikende bemanning i f. Eks høytiderBemanningsplanen er kostnadsberegnet og ligger innenfor budsjett. Dette sjekkes i Helt innafor - KostnadsberegningOm bemanningsplanen er utover enhetens rammer skal man revidere planlagte aktiviteter (døgnrytmeplan) slik at bemanningsplanen er innenfor det tildelte budsjettet. 3. Arbeidsplan/kalenderplanHensikten med en arbeidsplan/kalenderplanHensikten med en arbeids-/kalenderplan er å til enhver tid vise de ansattes arbeidstid, ferie og fritid. Den gir en oversikt over den totale bemanningen i perioden, og hvordan arbeidstiden er fordelt på den enkelte ansatte basert på aktiviteter og kompetanse definert i døgnrytme- og bemanningsplanen. Arbeids-/kalenderplanperioden danner grunnlaget for gjennomsnittsberegning av #URL4# kjennetegner en god kalenderplan? Man har riktig bemanning og kompetanse til riktig tidDen er basert på døgnrytmeplan og bemanningsplanLegger ikke opp til å bruke mer ressurser enn man har tilgjengeligAnsatte planlegges med nøyaktig samme stillingsprosent som de får lønn forDen er iht AMLFravær er planlagtRobustHelsefremmendeHensyntar ønsker og tilrettelegginger