Rydding og digitalisering av gnr/bnr arkiv

Oppdragsgiver ber om tilbud på levering av tjenester i forbindelse med rydding og digitalisering av gnr/bnr arkiv.
Oppdraget består i hovedsak av: Leverandøren skal rydde og digitalisere arkivet, pakke og klargjøre for avlevering til depot, samt etablere en struktur/innsynsløsning som er til god hjelp for kommunenes ansatte. Det må tilrettelegges for at innsyn i arkivet skal tilbys kommunens innbyggere på et senere tidspunkt. Den utvalgte leverandøren skal ha totalansvaret for oppdraget. Leverandøren skal også stille med alt nødvendig utstyr for gjennomføring av digitaliseringen. Rydding og digitalisering skal skje hos leverandør. Det forutsettes at saksmapper som er tatt ut av arkivet gjøres digitalt tilgjengelig gjennom en web-basert løsning innen 24 timer etter meldt behov. Jf. Arkivlova § 9 b. må arkivet ikke føres ut av landet, og ryddingen og digitaliseringen må foregå i Norge. Lagring og sikkerhetskopi av det digitaliserte materialet må skje på server lokalisert i Norge. Riksarkivet åpner for at det etter søknad fra arkiveier kan gis dispensasjon fra denne bestemmelsen. Dersom en tilbyder vil føre arkivet ut av landet må dette tydeliggjøres i tilbudet. Dersom oppdragsgiver velger en tilbyder vil føre arkivet ut av landet, vil det være et forbehold om at Riksarkivet innvilger dispensasjon fra arkivlova § 9 b. Resultatet av det digitaliserte materialet skal ha samme informasjonsverdi som dagens papirarkiv for interne og eksterne brukere, men lettere tilgjengelig og med enklere og mer fleksibel gjenfinning. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å redusere omfanget av kontrakten dersom prisen overstiger bevilgete midler avsatt til dette oppdraget.
Anskaffelsens estimerte verdi over avtaleperioden er fra 2, 5 til 4 millioner norske kroner for Moss kommune og Rygge kommune. Oppdragsgiver forplikter seg ikke til noe bestemt volum, da endringer i behov, budsjett og rutiner kan påvirke totalvolumet. Det inngås en avtale på inntil fire år med en gjensidig oppsigelse på 6 måneder.
Fullstendig beskrivelse av leveransen følger av bilag 1 til kontrakt.