Sak- og arkivsystem

Konkurransen omfatter leveranse av et saks- og arkivsystem eller en frittstående arkivkjerne, som skal dekke kundens behov for arkivering av dokument som skal journalføres etter offentleglova og gjennomføring av styremøter.
Systemet som anskaffes skal dekke nødvendig funksjonalitet for å drive digitale arbeidsprosesser og oppfølging av disse, herunder administrativ saksbehandling, håndtering og virdereformidling av innkommende post gjennom ulike kanaler, som e-post og Altinn, håndtering av alle prosesser knyttet til møte- og utvalgsbehandling, og journalføring og arkivering i tråd med gjeldende krav. Systemet må oppfylle vilkårene som går fram av bilag 1 Kundens kravspesifikasjon og 1a Kravspesifikasjon, inkludert implementering og drift i avtaleperioden.
Systemet må kunne integreres med Office 365 og en skyløsning for elektronisk signatur. Det er øsnkelig at det skal være mulig å integrere andre program i fremtiden, for eksempel en anskaffelsesløsning, en kontraktsløsning eller en hr-modul.
Saks- og arkivsystemet skal håndteker all saksbehandling fullelektronisk, slik at man ikkje må holde papirarkiv på grunn av avgrensninger i løsningen. Systemet må derfor ha løsninger og brukergrensesnitt opp mot saksbehandlere på et nivå som sikrer lojalitet til den valgte løsningen.
Det er viktig at systemet er brukervennlig og intuitivt, og har gode dokumenthåndteringsprosesser.
Gjennom denne anskaffelsen ønsker oppdragsgiveren en helhetlig leveranse, som inkluderer bistand til implementering av systemet, opplæring i opplæring i hvordan systemet brukes til god dokumentflyt, og gode dokumenthåndteringsprosesser.
Oppdragsgiveren ønsker en standardløsning som ikke krever utvikling av nye løsninger. Det er likevel aktuelt å gjøre tilpasninger i form av valg av ulike standardløsninger, for eksempel valg mellom to ulike, ferdig utviklede og utprøvde, møtemoduler.
Det skal inngår løpende avtale med én leverandør. Avtalen trer i kraft ved avtalt tidspunkt.