Standardverktøy til porteføljerapportering

Kort beskrivelse av anskaffelsens art og omfang
Oslo universitetssykehus (ous) eies av Helse sør-Øst og består av de tidligere helseforetakene Aker, Rikshospitalet og Ullevål. Sykehuset leverer spesialisthelsetjenester og ivaretar lands- og regionsfunksjoner. Oslo universitetssykehus har også lokalfunksjoner for Oslos befolkning. Universitetssykehuset er landets største med ca. 20 000 ansatte, og står for en betydelig andel av medisinsk forskning og utdannelse av helsepersonell i Norge.
Du kan lese mer om Oslo universitetssykehus på (info fjernet).
Oslo sykehusservice (oss) har ansvar for sykehusets støttefunksjoner til pasienter, pårørende og ansatte. oss skal levere riktige tjenester slik at klinikkene kan fokusere på pasientbehandling.
ous vurderer å utarbeide informasjonsgrunnlag og kravspesifikasjon, samt å gjennomføre en anskaffelse som skal lede frem til innføring av et standardverktøy til porteføljestyring innen for Eiendomsprosjekter på ous.
Baggrunn:
• oss har en prosjektportefølje på ca. 150 prosjekter, og en årlig investeringsbudsjett på ca. 700 mnok. For å skaffe en total oversikt og nødvendig grunnlag til å styre porteføljen er det tatt i bruk Excel til å utvikle et system for å binde data sammen.
• Excel fungerer i en oppstarts- og utviklingsfase pga. Tilgjengelighet og fleksibilitet, men har tydelige mangler på sporbarhet, deling og stabiliteten. nå ønskes dette data-univers overført til en mer egnet plattform (database, prosjekteringsstyringsverktøy, porteføljestyringsverktøy, osv.).
oss håndter årlig om lag 150 prosjekter innenfor rehabilitering og vedlikehold og ønsker seg et standardverktøy til dataforvaltning og rapportering. Verktøyet skal kunne håndtere 4 forskjellige økonomidatasett, flere dimensjoner på prosjekter og må i tillegg gjerne kunne understøtte noe resursplanlegging og langtidsplanlegging.
En eventuell anskaffelse skal kun dekke Eiendomsområdet og skal kunne håndtere datainnlesning fra Excel.
oss ser for seg at verktøyet leveres som en skytjeneste til rundt 30 brukere. Verktøyet skal på sikt kunne håndtere prosjektlederes innrapportering og også gjerne ha en løsning for skyggeregnskap. En utvidelse rettet mot prosjektledere vil bety en økning i antallet brukere til 50+.
Som et element i forarbeidene til denne eventuelle anskaffelsen, ønsker oss å gjennomføre dialogmøter med interesserte leverandører som tilbyr denne typen løsninger.
Dialogmøtene vil gjennomføres som enkeltmøter med en og en leverandør, og det er ønskelig at leverandørene bidrar med informasjon og presentasjoner om de relevante verktøy som kan leveres, samt informasjon om hvordan leverandørene kan bistå med innføring og implementering av verktøyene.
Tekniske krav
• «Verktøyet» skal være kompatibelt med ous it infrastruktur (fra og med Windows xp og Office-pakke 2003)
• Regelmessig (daglige) backup av alt data i «verktøyet»
• Smidig integrasjon med Office (pga. Tett interaksjon med Excel)
i møtene er det ønskelig at leverandørene blant annet omtaler:
• Funksjonalitet i løsninger, samt standarder innenfor porteføljerapportering og dataforvaltning
• Sikkerhet, sporbarhet og tilgjengelighet
• Utvikling og tilpasning til integrasjoner med andre systemer
• Erfaringer fra innføring av tilsvarende løsninger hos sammenlignbare virksomheter
• Fremtidsvisjoner/planer innenfor porteføljestyring
• Lisensmodeller/-kostnader
Dialogmøtene vil bli avholdt i Oslo, 14. 11. 2014 (formiddag), 18. 11. 2014 og 24. 11. 2014. Dialogmøtene vil bli gjennomført på norsk. Sted: Oslo universitetssykehus, Rikshospitalet, Sognsvannveien 20, avsnitt f, 0372 oslo. nærmere informasjon blir gitt interessentene.
Leverandører som ønsker å bli invitert til dialogmøte, må sende en e-post med forslag til møtedato til: (info fjernet) innen fredag 07. 11. 2014 kl. 12. 00.