Usikkerhetsanalyser - parallelle rammeavtaler

Anskaffelsens formål
Formålet med anskaffelsen er å inngå parallelle rammeavtaler som kan dekke oppdragsgivers behov for usikkerhetsanalyser i forbindelse med kommunens kommende bygge- og anleggsprosjekter de nærmeste 2-4 år.
Oppdragsgiver har til hensikt å inngå rammeavtaler med 2 tilbydere, forutsatt at det er egnede tilbydere og tilbud.
Anskaffelsens omfang
Rammeavtalen vil ha en varighet på 2 år fra kontraktsignering, og med oppdragsgiverstyrt opsjon på ytterligere 2 (1+1) tilleggsår. Hamar kommune står fritt til å bestemme i hvilket omfang opsjoner skal benyttes.
Anslått totalverdi ved 2 års avtaleperiode er ca. 1. 000. 000, -.(Dette beløp stemmer fortsatt ca 5 usikkerhetsanalyser a 100 000 kr i året). Beløpet er veiledende, oppgitt eks. Mva. Og er forventet behov. Dette beløpet skal ikke medføre noen forpliktelser for oppdragsgiver eller rettigheter for tilbyder. Årlig omsetning vil kunne variere.
Oppdragsbeskrivelse
Det skal leveres komplette usikkerhetsanalyser på investeringskostnader og fremdrift på kommunens byggeprosjekter. Leverandøren skal lede hele prosessen gjennom identifisering og vurdering/analysering av usikkerheter, beregninger og beskrivelse/rapportering av relevant usikkerhet i prosjektene. Rapporten skal blant annet inneholde basis for grunnkalkyle, hva som inngår i denne, hvordan prisene er fremkommet, alle forutsetninger som er gjort, en oversikt over alle gjennomgåtte usikkerheter i prosjektet og en kvalitativ og kvantitativ vurdering av usikkerhet for hvert enkelt kostnadselement, samt usikkerhetsfaktorer og hendelser.
Usikkerhetsanalysene skal gjennomføres i faseoverganger mellom ulike prosjektfaser, som for eksempel i sluttfasen av forprosjekt og basere seg på det underlaget som allerede er utført av prosjekteringsgruppen i hvert enkelt prosjekt. Dette kan være grunnkalkyle og annet usikkerhetsarbeid. Som et ledd i kvalitetssikringen skal det sørges for at relevant kompetanse bidrar til å analysere prosjektet fra alle relevante perspektiver. Usikkerhetsrapporten skal ligge som en del av beslutningsunderlaget for kommunen for å vedta videreføring av prosjektet.
Det ønskes at tilbudte ressurser har meget god kompetanse i gjennomføring av usikkerhetsanalyser, minimum 5 år for oppdragsleder og senior rådgiver samt minimum 2 år for rådgiver. i tillegg skal de ha god kjennskap til byggeprosjekter, offentlige byggherrer og prosjektøkonomi. Begge bør også ha erfaring som prosjektleder fra mindre og større byggeprosjekter.
Leverandøren skal i tilbudet fremlegge eksempler på utførte usikkerhetsanalyser med tilhørende rapport som tilbudt personell har utarbeidet, se pkt Tildelingskriterier.
Generelle krav til gjennomføring av oppdrag
Rammeavtaleleverandørene skal utføre oppdrag i samsvar med de til enhver tid gjeldene lover, forskrifter, enkeltvedtak og dette konkurransegrunnlaget.
Rammeavtaleleverandørene plikter å redegjøre for vedtatte endringer i relevante forskrifter og tilhørende veiledninger, men som ikke har trådt i kraft, hvis dette har betydning for de løsninger og tiltak som anbefales.
Rammeavtaleleverandørene skal innenfor hvert oppdrag planlegge, utføre og dokumentere de ytelser som er beskrevet i oppdragsbeskrivelsen for hvert enkelt oppdrag. Andre relevante ytelser vil kunne inngå, selv om de ikke er spesifisert. Leverandøren/gruppen skal stille til rådighet det personell og den kompetanse som er nødvendig for å utføre ytelsene på en tilfredsstillende måte og innenfor de fastsatte tidsfrister og økonomiske rammer.
Rammeavtaleleverandørene må selv sette seg inn i lokale forskrifter og retningslinjer gjeldene for Hamar Kommune, se link; (info fjernet)
Responstid/ fremdrift, kapasitet og bemanning
Oppdrag skal kunne påbegynnes senest 10 virkedager fra bestilling hos oppdragsgiver. Har ikke rammeavtaleleverandøren kapasitet til dette, vil man spørre neste på listen.
Kontrakt
Kontrakter tilsiktes inngått i løpet av oktober 2021. Avtaleforholdet vil bli regulert av ns 8402: 2010 Alminnelige kontraktsbestemmelser for rådgivningsoppdrag honorert etter medgått tid.
Se vedlegg 2 Kontraktsbestemmelser.
Metoder for avrop av rammeavtalene
Det vil bli tildelt maksimalt to rammeavtaler for konkurransen, forutsatt at det foreligger et tilstrekkelig antall egnede leverandører. Det endelige antall rammeavtaler vil bli bestemt ut fra endelig oversikt over kommunens prosjektportefølje.
Avrop tildeles som hovedregel direkte til den høyest rangerte leverandør. Dersom de tilbudte ressurser hos denne leverandør ikke har kapasitet i ønsket tidsperiode, vil neste leverandør på rangeringslisten bli kontaktet osv.
Valgte rammeavtaleleverandører må være forberedt på at oppdragsgiver kan velge å avholde mini konkurranser. Slike konkurranser vil kun være mellom de som har fått rammeavtale. Tildelingen av evnt mini konkurranser vil være på grunnlag av to alternative konkurranseformer:
1. Konkurranse basert på kompetanse til nøkkelpersoner i prosjekteringsgruppa skjer på bakgrunn av kompetanse og erfaring på oppgitt konsulent Det forutsettes at timepris er den som er oppgitt i rammeavtalen
2. Konkurranse basert på Fastpris på et definert oppdrag
Tildeling av oppdrag i avtaleperioden (avrop) vil som utgangspunktet skje i henhold til den rangering som følger av evalueringen av tildelingskriteriene. Oppdragsgiver vil imidlertid tilstrebe å fordele den totale oppdragsmengden i henhold til følgende fordeling:
1. Plass ca 80 %
2. Plass ca 20%
Hvis leverandøren avstår fra oppdrag ved avrop, eksempelvis under henvisning til manglende kapasitet, bortfaller retten til prosentvis fordeling. i en slik situasjon benytter oppdragsgiver rettigheten til å bruke en av de andre leverandører oppdragsgiver har rammeavtale med.
Dersom det er samarbeidsprosjekter med andre offentlige aktører kan også rammeavtalen brukes etter nærmere avklaringer.
Rammeavtaleleverandøren som får oppdrag, skal i samarbeid med oppdragsgiver utarbeide leveringsforslag og et foreløpig honorarbudsjett for alle arbeider før oppstart av oppdraget.
Hvis en av valgte rammeavtaleleverandører allerede har ansvar innen prosjektering eller prosjektledelse i et prosjekt, kan ikke avrop tildeles denne leverandøren innenfor samme prosjekt.
Honorar og utgiftsdekning
Se vedlegg 2 Kontraktsbestemmelser.
Honorarbudsjett
Leverandøren skal i samarbeid med oppdragsgiver utarbeide leveringsforslag og et foreløpig honorarbudsjett for alle arbeider før oppstart av oppdraget.
FaktureringAlle fakturaer skal sendes elektronisk i ehf-format. Se nettsiden (info fjernet)
Dersom ikke annet er angitt, skal fakturaene stiles til:
Hamar kommune
Fakturamottak, Postboks 4344
2308 Hamar
Referanse: v/Hamar kommune sin prosjektleder
Merket: Prosjekt xxx Ressurs nr. xxxxxx
Det skal faktureres månedlig og det skal vedlegges oversikt over timeforbruk med påfølgende kommentarer på hva som er utført. Faktura som ikke er merket som avtalt vil bli avvist og leverandøren bærer de kostnader dette evt. Vil medføre for ham. i de tilfeller der kontrakten blir gjort gjeldende for flere prosjekter, kreves det at leverandøren sender en faktura per prosjekt
Regulering av timerater
Timeratene skal være faste for oppdraget fram til 31. 12. 2022 For arbeid utført etter 31. 12. 2022 reguleres timerater overensstemmende med endringer i rif´s lønnstatistikk, «alle medarbeidere» med basis i september 2022. Regulering kan skje en gang pr. år, første gang 01. 01. 23.