Utarbeidelse av questback-undersøkelse, tilsynsskjema samt prosedyrer for analyse og oppfølging

Riksarkivaren skal gjennomføre årlige spørreundersøkelser i kommuner og fylkeskommuner ved hjelp av QuestBack for å få en fast rapportering på kvantitative, arkivmessige forhold i kommunal sektor. i tillegg skal Riksarkivaren etablere et systematisk tilsyn av mer kvantitativ karakter med kommunal sektor, i form av både stedlig og dokumentbasert tilsyn. Vi søker konsulentbistand til å utarbeide skjema for den kvantitative spørreundersøkelsen i QuestBack samt skjema for gjennomføring av stedlig og dokumentbasert tilsyn. i tillegg skal konsulenten yte bistand til prosesser for å analysere, følge opp og rapportere i forhold til de innhentede opplysningene. Spørsmålene skal hovbedsaklig baseres på de krav som stilles til kommunal sektor i arkivloven med forskrifter. Liknende spørreundersøkelse skal rettes mot interkommunale arkiv. Bistanden som søkes er ikke primært av teknisk karakter, det dreier seg her om å få bistand til skjemautforming på en slik måte at Riksarkivaren stiller de riktige spørsmålene ut fra de intensjonene vi har. Det rent arkivfaglige behersker vi også, det er selve metodikken for skjemautforming og håndtering av resultatene vi trenger bistand (info fjernet) kvantitative undersøkelsen skal altså gjennomføres ved hjelp av spørreskjema i QuestBack. Det skal også utarbeides prosedyrer for utsendelse, purring og håndtering av resultatene fra undersøkelsene. Riksarkivaren ser for seg at undersøkelsen skal sendes ut fra Riksarkivet, men at resultatene skal følges opp fra statsarkivene. Det vil derfor være behov for å etablere prosesser for at en sentral utsendelse skal kunne resultere både i en felles rapport og flere separate rapporter som på en enkel måte skal kunne distribuers til for forståes av det enkelte statsarkiv. Videre ønsker vi bistand til å utarbeide en sjekkliste som skal brukes ved gjennomføring av stedlige og dokumentbaserte tilsyn med fylkeskommuner, kommuner og interkommunale arkiv. Disse tilsynene vil først og fremst bli utført av statsarkivene. Det skal derfor etableres rutiner og metodikk som muliggjør rapportering fra statsarkivene til Riksarkivaren basert på resultatene fra tilsynet. Arbeidet skal gjennomføres i samarbeid med de berørte seksjonene i Riksarkivet og (info fjernet) vedlegg for fullstendig beskrivelse