Utsjekksterminaler - dialogkonferanse

1. Bakgrunn
For å tilrettelegge for en mer optimal og effektiv pasientflyt for pasienter som har poliklinisk time ved Oslo universitetssykehus hf (ous), er det ønskelig å innføre utsjekkingsterminaler i poliklinikkenes venteområde. Primært ønskes en løsning hvor pasientene kan betale for konsultasjonen de har vært på. Dette krever integrasjoner til dips og andre tilhørende systemer. Det er også aktuelt å ta i bruk andre funksjoner i terminalen, som for eksempel muligheter for registrering av kontaktopplysninger, kontrollering av tidligere registrerte opplysninger, brukerundersøkelser og bestilling av ny time.
Det er daglig et stort volum pasienter på poliklinikkene ved ous. på Skadelegevakten og Ortopedisk poliklinikk i Storgata, er det til eksempel 400-500 pasienter hvert døgn. Det sendes ut et stort antall fakturaer til pasienter som er til behandling i tidsrommet det ikke er tilgjengelig skrankepersonell. Dette medfører store kostnader for porto og administrasjon.
Forut for utlysning av en eventuell anbudskonkurranse på dette området, ønsker vi å etablere dialog med potensielle leverandører av utsjekksterminaler, gjennom en dialogkonferanse med individuelle møter.
2. Forventet nytte
følgende gevinster forventes for pasienter og ansatte, dersom man går til anskaffelse av utsjekkingsterminal:
- Redusert tidsbruk for kontorpersonell (pasienter kan selv betale for konsultasjonen, foreta registreringer av opplysninger, bestille taxi, m. m.). Samtidig får ansatte bedre tid til å bistå pasienter som har spesielt behov for hjelp.
- Det vil bli mindre støy i resepsjoner og venteområder, hvis terminal benyttes i stedet for at pasientene kommunisere med skrankepersonell. Det kan bidra til mer tilfredse pasienter og ansatte.
- Redusert porto, papirbruk og administrasjon knyttet til fakturahåndtering, vil bli et resultat dersom pasienter bruker terminal for betaling ved endt konsultasjon.
- Mulighet for at pasientene selv kan bestille ny time via terminalen, vil kunne redusere andelen ikke-møtt. Dette fordi pasientene sannsynligvis finner et tidspunkt som passer dem bedre enn om ansatte finner en tid. Samtidig er det tidsbesparende for skrankepersonell, som slipper å bruke mye tid på å lete etter ledig time som passer pasientene.
3. Gjennomføringen av møtene
Det inviteres således til dialogkonferanse ved Oslo Universitetssykehus hf i desember 2016. Det vil bli gjennomført et timelangt individuelt møte med hver enkelt tilbyder. Under møtet bes tilbyderen presentere følgende:
i) Introduksjon, med grunnleggende informasjon om tilbyders virksomhet
ii) Forslag til terminalløsning for betaling samt andre mulige funksjoner som timebooking, brukerundersøkelse, oppdatering av pasientinformasjon, bestilling av drosje og evt. Andre servicetjenester. Terminalløsningen må støtte krav til infrastruktur og integrasjoner ved ous.
iii) Informasjon om innsjekkings-mulighet i samme terminal. Dette med tanke på at pasientene selv kan ankomstregistrere seg, og at personalet ser når pasientene har kommet. Skisser gjerne muligheter for funksjoner knyttet til dette. Det kan være behov for at pasientene registrerer opplysninger i forkant av konsultasjonen dersom det er mulig. i tillegg vil det være interessant å høre om pasientene kan få sms-varsling, på bakgrunn av informasjon fra innregistreringen og i forhold til eventuelle forsinkelser tilknyttet deres konsultasjonstime.
iv) Orientering om hvordan løsningen er tilpasset universell utforming, som for eks. At det er opplesing av tekst samt mulighet for oversettelse til ulike språk.
v) Forslag til innføring/pilotering av utsjekkingsterminal på èn eventuelt to poliklinikker, med tenkt tempoplan og anbefaling i forhold til ibruktakelse av funksjoner.
vi) Oversikt over kostnader for hardware, software og bistand fra leverandør.
4. påmelding
Det bes om at påmelding skjer per e-post til spesialrådgiver Stian Bonnevie Arntzen (#E0#) innen 6. 12. 2016. Tidspunkt for gjennomføring av møte vil bli avtalt med den enkelte leverandør ved påmelding.
Samtlige møter vil bli gjennomført ved Oslo Universitetssykehus.