Veiledende kunngjøring: Felles kasseløsning for salg fra Bergen kommune

Bergen kommune har etablert et prosjekt for å digitalisere kontantsalgprosessen. Herunder skal kommunen anskaffe ny felles kasseløsning som må tilfredsstille endrede lovkrav i Bokføringsloven og bokføringsforskriftene som omfatter kassasystemer og dokumentasjon av kontantsalg.
Vi har behov for en helhetlig og fullt integrert kasseløsning som kan gi Bergen kommune bedre kontroll på kontantsalget/inntektene og tidsbesparelser i flere ledd. Valgt kasseløsning skal integreres med Bergen kommune sitt regnskapssystem (ubw økonomi). løsningen skal også håndtere flere typer betalingsformer, herunder kortbetaling og ulike former for mobilbetalinger. Disse betalingsformene må være integrert med kasseløsningen.
Bergen kommune har gjennomført en kartlegging for å få oversikt over omfanget av kontantsalg i kommunen. Kartleggingen viser at kommunen har ca. 80 enheter med kontantsalg i bykassen. Over 95 % av disse tilhører tre byrådsavdelinger. Disse er: Byrådsavdeling for barnehage, skole og idrett, Byrådsavdeling for helse og omsorg og Byrådsavdeling for klima, kultur og næring.
Av de 80 utsalgsstedene er det mange enheter med sporadisk salg og lite salgsvolum og noen få enheter med løpende daglig salg og stort volum. De som skal betjene kasseløsning er alt fra profesjonelle, hvor bruk av kasseløsningen er en stor del av arbeidshverdagen (som for eksempel ved hovedbiblioteket), til de som skal håndtere kasseløsningen en eller få ganger i løpet av en periode (som for eksempel elever ved en skole med kantinesalg).
Kontantomsetning er et risikoområde hvor det kreves gode rutiner for intern kontroll. Med dagens mange ulike løsninger knyttet til kontantsalg bruker Bergen kommune mye tid på å framskaffe korrekt dokumentasjon som tilfredsstiller dokumentasjonskravene i bokføringsloven. Bergen kommune har behov for en felles kasseløsning som kan bidra til å forenkle og effektivisere arbeidsprosessene knyttet til kontantsalg ved de mange ulike utsalgsstedene og for lrs som bokfører kontantsalget i regnskapet. Spesielt har vi behov for å forenkle og effektivisere prosessene med dagsoppgjør, avstemming, avvikshåndtering og bokføring i regnskapet.
Vi har også behov for en løsning som genererer styringsrapporter for hvert enkelt utsalgssted og i tillegg genererer styringsrapporter som støtter en effektiv styring av alt kontantsalg i Bergen kommune.
Avslutningsvis ønsker vi å finne ut om det finnes enkle løsninger for å ta imot, veksle og utbetale fysiske kontanter (for å redusere vekslingsfeil og øke sikkerheten).