Veiledende kunngjøring - Forprosjekt innsynsløsning i avsluttede fagsystemer

Drammen kommune skal i forbindelse med kommunesammenslåing med Svelvik og Nedre Eiker foreta arkivavslutning av sine fagsystem. Det vil bli tatt uttrekk av fagsystemer for langtidsbevaring. Uttrekkene som tas er bevaringsverdig iht. Arkivlovgivningen og vil bli avlevert til kdrs sikringsdepot.
«Nye Drammen» kommune har et forprosjekt/pilotprosjekt for å undersøke og lære hvilket mulighetsrom som kan ligge i en innsynsløsning i forbindelse med avlevert elektronisk materiale fra de tidligere kommunene. Pilotperioden er kort og er planlagt avsluttet innen mai 2019.
Nye Drammen sitt arkivdepot (Byarkivet i Drammen) vil ha behov for å kunne søke og finne materiale når innbyggerne eller andre interessenter ønsker innsyn i saker. Det er derfor behov for å etablere en innsynsløsning, metode for innsyn i disse arkivene i et langtidsperspektiv. Det er primært depot og deres oppgave med å sikre innbyggerne tilgang/innsyn til rettighetsdokumentasjon skapt i de respektive kommunene som vil være brukere av løsningene.
Uttrekksformatet vil være i siard format og eller annet anvendelig format. Det skal være mulig å søke og gjenfinne informasjon i disse uttrekkene.
Leverandøren skal demonstrere/utvikle/pilotere/ lage en innsynsløsning i dataene i uttrekkene som er tatt fra valgte fagsystemer. løsningen skal ikke være proprietær og skal kunne benyttes i alle uttrekkene uansett hvilket fagsystem informasjonen ble skapt.
Krav til løsningen vil blant annet være: Enkelt admistrasjonsgrensesnitt for oppsett av søk mot de respektive uttrekkene, enkel api for integrering og samsøk fra andre systemer og applikasjoner. Mulighet for samsøk i flere baser samtidig.
Vi ønsker vi å ha en dialog med markedet om muligheter og prosessen. Kommunen har et begrenset budsjett avsatt til dette formålet og har følgelig begrensede muligheter til å kompensere leverandørene som slutter seg til prosjektet. Hvis det er et stort antall interesserte leverandører kan kommunen av hensyn til budsjettet og effektivitet måtte begrense antallet leverandører som får delta i prosjektet. Utvelgelsen vil da basere seg på hvilke leverandører kommunen anser best kvalifisert (erfaring, kompetanse mv.) for deltakelse. Forprosjektet er å anse som en dialog med markedet, ikke en konkurranse. Det vil følgelig ikke bli kåret en vinner blant deltakerne.
møtene vil bli gjennomført som én- til- én- møter med den enkelte leverandør, på møterom i Drammen. Drammen kommune ønsker at kommunene og leverandørene gir en presentasjon av sine tanker og behov, samt en dialog rundt løsningene og mulighetene.
Melding om interesse for å gjennomføre dialogmøte med Drammen kommune, bes sendt via meldingstjenesten i Mercell. Interesserte leverandører vil i etterkant av dette bli kontaktet om nærmere opplysninger for møtet.
Frist for å melde interesse er søndag 24. Mars 2019 kl. 23: 59.