Veileder for universell utforming av dokumenter

Regjeringen ønsker at offentlige virksomheter skal benytte åpne it-standarder i større grad enn i dag. i denne forbindelse har Fornyings- og administrasjonsdepartementet (fad) etablert et rådgivende organ, Standardiseringsrådet. Basert på anbefalinger fra dette rådet er det utarbeidet en referansekatalog over forvaltningsstandarder, og denne skal videre utbygges over tid. Denne katalogen gir en oversikt over anbefalte og/eller obligatoriske krav om it-standarder (primært såkalt åpne standarder) som det offentlige skal rette seg etter.
Standardiseringsrådet har vedtatt at dokumentstandardene pdf og odf skal være dokumentstandarder for utveksling og publisering i offentlig sektor. Samtidig er det vedtatt at man skal arbeide mer med universell utforming av offentlige nettsteder. Dokumenter som publiseres eller utveksles, skal også ha en universell utforming så langt som mulig. En stor andel av all dokumentbehandling i det offentlige foregår i Microsoft-Office miljø med formatene doc og docx. En av utfordringene er å ferdigstille et dokument i doc eller docx, og så konvertere dokumentet til enten pdf eller odf for utveksling og publisering slik at universell utforming blir ivaretatt.
Vi ønsker en veileder som gir en introduksjon til hvorfor det er viktig å lage universelt utformede dokumenter, med utgangspunkt i formatene pdf, odf, (odt) doc og docx, og forklarer hvilke versjoner av disse formatene som er egnet til å lage tilgjengelige dokumenter og hvorfor. i tillegg skal veilederen beskrive hva man må huske på når man utarbeider dokumenter for at de skal bli tilgjengelige, samt hva man må huske på i det man konverterer dokumentene til andre formater, for eksempel fra doc/docx til pdf og odf. Deretter ønsker vi en kort liste som oppsummerer de viktigste tingene hver aktør må huske på. Det gjelder saksbehandleren som forfatter dokumentene, it-støtte personell som lager malene og de med spesielle behov som faktisk skal forholde seg til dokumentene i andre enden.
Veilederen skal primært henvende seg til ansatte i offentlig sektor som skal skrive dokumenter, ansatte som skal lage dokumentmaler og brukere med særskilte behov som skal lese disse dokumentene. Veilederen skal ta for seg universell utformingen av både dokumenter og dokumentmaler for formatene pdf, odf, doc og docx. Det er ønskelig at representanter fra aktuelle grupper med spesielle behov involveres i utviklingen av veilederen.
Veilederen skal være tilgjengelig elektronisk i alle de gjeldende formatene. Oppdragstaker skal etablere tekst til en veiledningsside under Difis eksterne nettsider og denne skal lenkes til veiledningen i øvrige formater.
Veileder skal uten begrensinger og ytterligere kostnader kunne brukes av Difi og annen offentlig virksomhet på den måten de selv finner det hensiktsmessig, herunder fritt kunne publiseres til allmenn bruk.