Åpen tilbudskonkurranse - leie av lokaler til Kundeforum i Trondheim 2018 - Direktoratet for økonomistyring

Direktoratet for økonomistyring (dfØ) skal avholde Kundeforum 2018, en todagers konferanse i Trondheim 24. Og 25. Oktober 2018.
Generelt:
• Hotellet må kunne dokumentere erfaring med tilsvarende arrangementer i tilsvarende størrelse.
• Hotellet må ha referansekoder for booking av rom. (Dette for å kunne ha en oversikt over hvor mange av deltakerne som velger å overnatte).
• Det er viktig med mulighet for å reservere ca. 400 rom lengst mulig frem mot 24. 10. Hotellet må kunne oppgi en frist for hvor mange og hvor lenge rom kan reserveres.
• Det vil også være behov for ca. 200 rom til deltakere som ønsker å sjekke inn 23. 10, dagen før Kundeforum starter. Her ønsker vi også en reservasjonsplan.
• Tilbudet må inkludere prøvesmaking av lunsj og middag før arrangementet for inntil tre personer fra dfØ.
• Det må være mulig å befare hotellets fasiliteter som møterom/saler, stand-områder, restauranter mv. i forkant.
Konferanselokalitetene:
• Plenumssal med kapasitet til 400-500 personer i klasseromsoppsett
• Vi må ha tre saler for parallellsesjoner, hvor to har kapasitet til 160 personer og ett har kapasitet til 100 personer. Salene må kunne ha oppsett med runde eller rektangulære bord med 10-12 personer per bord. Det er viktig at det ikke er lange avstander mellom disse salene, og at man ikke må bevege seg utendørs for å komme seg til og fra saler. Det er ikke anledning til å rigge om saler mellom disse sesjonene, men kun mulig ved gode pauser før og etter oppstart av parallellsekvensen (gitt at hotellet har mannskap til rigging). Salene bør ikke ha søyler midt i rommet, eller være korte og brede, slik at man må ha to lerret. Salene bør heller ikke være lange og smale slik at det blir vanskelig for publikum bakerst i salen å få med seg presentasjonene.
• Vi trenger 6 konferanserom til avvikling av foredragstorg.
• Plass til et stand-område i nærheten av/ utenfor plensumssal (en naturlig del av mingleområdet), med mulighet for 4-6 stands. Standene må ha tilgang til strøm og wi-fi.
• Restaurantkapasitet til 400-500 personer til middag på konferansens første dag; lokaliteter for servering av lunsj til 400-500 personer begge konferansedager.
• Lokalet for middag må være tilrettelagt for scene/underholdning/.
• Mikrofoner til alle saler, både bøylemikrofoner og håndholdte.
• Monitor på scene til foredragsholder for nedtelling
• Mulighet for å merke salene
• Storskjerm til foajeen (til nedtelling eller eventuelt info)
• Plass til registreringsbord
• Tilgang til både høye og lave bord i foaje.
Konferansens varighet:
• Dag 0: 16. 00 - 24. 00
• Dag 1: 08. 00 - 24. 00
• Dag 2: 08. 00 - 15. 00