Invitasjon til markedsdialog om et KGV/KAV verktøy

Asker Kommune ønsker å invitere leverandører av konkurransegjennomførings- og kontraktsadministrasjonsverktøy (kgv/kav) til dialog. Asker kommune har idag et anbudssystem, men i forbindelse med at nåværende avtale løper ut, ønsker kommunen å oppdatere seg på markedstilbudet og de ulike mulighetene som finnes. Dialogmøtene vil bli gjennomført digitalt i uke 10 (03. 03-07. 03. 2025). Asker kommune jobber kontinuerlig med å effektivisere sine anskaffelsesprosesser, samtidig som det er en prioritering å sikre gevinstrealisering av kommunens rammeavtaler gjennom tett og god kontraktsoppfølging. Det er helt sentralt at det nye anbudsverktøyet understøtter disse initiativene og at de ansatte opplever verktøyet som et faktisk hjelpemiddel i arbeidshverdagen. Det nye verktøyet skal tilby: - Et brukervennlig grensesnitt som det er intuitivt å navigere i, for både oppdragsgiver og leverandører - En arbeidsflyt som er tilpasset stegene og regelverket i den offentlige anskaffelsesprosessen - Funksjonalitet som bidrar til en mer forenklet og sømløs kontraktsoppfølging i det daglige - Gode muligheter for å hente ut rapporter og statistikk - En enkel og god søkefunksjonalitet som raskt hjelper brukerne med å finne det de leter etter Det er ønskelig at leverandørene gir en overordnet systemdemonstrasjon, som viser hvordan deres løsning og kompetanse kan støtte oppunder kommunens arbeid med anskaffelser og – særlig viktig - kontraktsoppfølging. Vi ønsker også at leverandørene skal ha forberedt svar på forhåndsdefinerte spørsmål (se lenger ned i teksten). Hver leverandør kan stille med inntil tre personer med god kompetanse på systemet. Fra Asker kommune vil det stille representanter fra seksjon Anskaffelser. Forretningssensitiv informasjon som deles i de individuelle møtene vil behandles konfidensielt. Spørsmål og påmelding sendes i en e-post til (info fjernet) (Oppgi gjerne foretrukket dato for gjennomføring av møtet uka 03. 03-07. 03 mars. Vi kan ikke love at alle ønsker blir innfridd, men vil forsøke å gjøre vårt beste for å imøtekomme deltakernes behov.) påmeldingsfrist er 26. 02. 2024. 1) Agenda for dialogmøtet: - Presentasjon av møtedeltakere og kort om kommunens behov for et kgv/kav verktøy. - Overordnet demo av leverandørens løsning, som viser hvordan systemet kan bidra til å effektivisere og forbedre kommunens arbeid med anskaffelser og kontraktsoppfølging. Det er ønsket at avtaler og kontraktsoppfølging får et spesielt fokus i denne gjennomgangen. - Gjennomgang av svar på forhåndsdefinerte spørsmål (se under) 2)Spørsmål og svar: Spørsmålene skal gjennomgås i dialogmøtet, samt besvares og returneres i skriftlig form til oppdragsgiver innen den 12. 03. 2024, enten som en del av en presentasjon benyttet i dialogmøtet eller ved å fylle ut svarene i skjemaet herunder. 1. Kan dere beskrive kort funksjonalitet knyttet til ulike roller i de ulike delene knyttet til konkurransegjennomføring, avtaler og kontraktsoppfølging? Hvordan kan oppdragsgiver synliggjøre avtaler for alle ansatte, samt gi enkel tilgang til kontraktsforvaltere ute i virksomhetene som ikke kjører anskaffelsesprosesser selv? 2. Finnes det dynamisk løsning for verdisetting av kontrakter slik at Oppdragsgiver kan følge opp forbruk på avtaler samt drive priskontroll på en reell måte? 3. Vi har stort fokus på å styrke datakvaliteten i kommunen vår, både for å legge grunnlaget for gode rapporter og analyser, men også for å kunne hente ut gevinster fra maskinlæring og kunstig intelligens. Data som forvaltes i anbuds- og kontraktsoppfølgingssystemet er naturlig nok svært viktig for kommunen, da den hjelper oss å sikre at vi inngår gode anskaffelser som er i tråd med kommunens overordnede mål. Hvordan tenker dere at systemet og leveransen deres kan støtte oppunder bedre data governance og økt brukeradopsjon? 4. Hvordan bruker dere teknologier som kunstig intelligens (ai) eller maskinlæring for å forbedre løsningen deres? Har dere noen konkrete eksempler? 5. Kan dere si noe om i hvilken grad systemet deres er konfigurerbart og kan tilpasses en virksomhets spesifikke behov? 6. Vi har fokus på å nå ut til flere lokale leverandører i konkurransene våre. Dette er ofte bedrifter av små størrelser, og da kan tunge anbudssystemer og prosesser virke fremmedgjørende. Hvordan er brukeropplevelsen for leverandørene i løsningen deres og hvordan jobber dere med å sikre en enkel og forståelig navigering for dem? 7. Kan dere beskrive prismodellen dere bruker? 3) Dokumentasjon som skal ettersendes etter dialogmøtet. (Tidsfrist: 12. 03. 2025) 1. Presentasjon fra dialogmøtet, inkludert besvarelse av spørsmålene i vedlegg 2. 2. Øvre og nedre prisestimat for lisens/abonnement, utrulling og opplæring per år, inkludert support. Estimatene er ikke bindende.