RYDDING OG DIGITALISERING AV GNR/BNR ARKIV

Rydding og digitalisering av gnr/bnr arkiv. Oppdraget består i hovedsak av: •Leverandøren skal rydde og digitalisere arkivet, pakke og klargjøre for avlevering til depot, samt etablere en struktur/innsynsløsning som er til god hjelp for kommunens ansatte. Det må tilrettelegges for at innsyn i arkivet skal tilbys kommunens innbyggere på et senere tidspunkt. •Den utvalgte leverandøren skal ha totalansvaret for oppdraget. Leverandøren skal også stille med alt nødvendig utstyr for gjennomføring av digitaliseringen. •Rydding og digitalisering skal skje hos leverandør. Det forutsettes at saksmapper som er tatt ut av arkivet gjøres digitalt tilgjengelig gjennom en web-basert løsningen innen 24 timer etter meldt behov. •Jf. Arkivlova § 9 b. må arkivet ikke føres ut av landet, og ryddingen og digitaliseringen må foregå i Norge. Riksarkivet åpner for at det etter søkand fra arkiveier kan gis dispensasjon fra denne bestemmelsen. Dersom en tilbyder vil føre arkivet ut av landet må dette tydeliggjøres i tilbudet. Dersom oppdragsgiver velger en tilbyder vil føre arkivet ut av landet, vil det være et forbehold om at Riksarkivet innvilger dispensasasjon fra arkivlova § 9 b. •Lagring og sikkerhetskopi av det digitaliserte materialet må skje på server lokalisert i Norge. •Resultatet av det digitaliserte materialet skal ha samme informasjonsverdi som dagens papirar-kiv for interne og eksterne brukere, men lettere tilgjengelig og med enklere og mer fleksibel gjenfinning. •Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å redusere omfanget av kontrakten dersom prisen overstiger bevilgete midler avsatt til dette oppdraget. Omfanget av arkivet som skal digitaliseres bygger på grove estimater. Arkivet er plassert i hengemapper, bokser og permer i et rullearkiv i Askim kommunes lokaler. Papirarkivet utgjør ca 130 hyllemeter arkiv. De aller fleste dokumenter er ensidige, men det er også et stort innslag av tosidige dokumenter. i de aller fleste mapper er det forekomst av både A4, A3 og større formater. For nærings- og offentlige bygg er det høy grad av storformattegninger. Oppdraget omfatter digitalisering av saksmapper for perioden fra ca 1900 til prosjektets oppstart. Alt arkivverdig materiale skal digitaliseres. Askim kommune vil for sin del stille med personell som kan gi råd der leverandøren er usikker på tolkningen av arkivmaterialet. i tillegg skal målebrev (kartprotokoller) skannes og digitaliseres, dette dreier seg om ca 2, 6 hyllemeter arkiv. Se nærmere beskrivelse av tjenesten i konkurransegrunnalget, del 2. Ovennevnte omfang medfører ingen forpliktelse for oppdragsgiver, eller rettigheter for leverandøren. Leverandør må legge til grunn at ovennevnte omfang av arkivet er beheftet med usikkerhet. Det er ment som en indikasjon på avtalens størrelse og omfang. Bruk av underleverandører er akseptert, men dersom dette benyttes er det leverandøren selv som står som ansvarlig, og skal være avtalepart overfor kommunen. Se forøvrig vedlagt konkurransegrunnlag med vedlegg.